Heeft u een aanbesteding langs zien komen die u graag zou willen winnen? Laat u dan niet te snel uit het veld slaan door alle documenten, referenties en gunningscriteria die worden gevraagd. Want dankzij de wet zijn aanbestedingen juist ook voor de kleinere ondernemer en de mkb’er bereikbaar. Zolang u maar weet waar u aan moet voldoen. Daarom helpen we u stap voor stap om met een goede inschrijving in één klap een aantal jaar werk binnen te halen.
Stap 1: kom ik in aanmerking voor de tender?
Met de eerste stap kunt zichzelf een hoop tijd en werk besparen. Want het heeft geen zin om een inschrijving op te stellen waar u niet voor in aanmerking komt. Naast de uitsluitingsgronden (geen criminele activiteiten of faillissementen) formuleert de Aanbestedende Dienst een aantal geschiktheidseisen en selectiecriteria om te verzekeren dat u bepaalde financiële draagkracht en/of capaciteiten hebt. Kijk ook goed naar de referenties die ze vragen: het kan zijn dat ze ervaring vragen met vergelijkbare opdrachten. Bekijk in het eerste deel van De Papierwinkel of u in aanmerking komt voor deze opdracht.
Let op: ook als blijkt dat u niet aan de geschiktheidseisen en/of referenties kunt voldoen is er nog geen man overboord. U kunt dan op zoek naar een partner die wél de benodigde capaciteiten en ervaring heeft. Door in te schrijven als combinatie of in een hoofdaannemer-onderaannemer-constructie bundelt u uw expertises en komt u alsnog in aanmerking.
Stap 2: Wat moet ik aanleveren voor de aanbesteding?
U kunt voldoen aan alle eisen en referenties? Dan is dit de tijd om alvast de juiste papieren te verzamelen. Vraag ze zo snel mogelijk aan, dan bent u er zeker van dat alles op tijd binnen is voor de inschrijving. Meestal zijn het de volgende documenten die worden gevraagd:
Uittreksel KvK
Verklaring Belastingdienst
Kwaliteitsmanagementsysteem
Breekt het angstzweet u uit bij dit lijstje? Niet nodig! Met ons tweede deel van De Papierwinkel weet u zeker dat u de juiste documenten in huis heeft.
Stap 3: Wat zijn al die afkortingen in de leidraad?
SROI, UEA, EMVI… Wie voor het eerst een aanbesteding doorneemt komt nogal wat afkortingen tegen. En als de afkortingen al worden toegelicht is het vaak nog steeds niet helemaal duidelijk wat ermee bedoeld wordt. Geen zorgen: de Aanbestedende Diensten maken het vaak ingewikkelder dan het eigenlijk is. Met onze Eerste Hulp Bij Afkortingen (EHBA) loodsen we u door het bestek.
Aanbestedende Diensten maken het vaak ingewikkelder dan het eigenlijk is.
Stap 4: hoe kom ik aan eHerkenning?
Zodra u het KvK-uittreksel binnen heeft kunt u eHerkenning aanvragen. Dit is een veilige manier van inloggen die overheden meer zekerheid geeft over de identiteit van hun opdrachtnemers. Aanvragen gaat eenvoudig via een stappenplan, en na maximaal drie dagen heeft u de eHerkenning binnen.
Stap 5: hoe voorkom ik een writer's block?
Komt u in aanmerking en heeft u de juiste documenten aangevraagd? Dan is het zaak om zo snel mogelijk te beginnen. Want de tijd dat u wacht, gebruikt de concurrent om een goede inschrijving op te stellen. Maar hoe voorkomt u dat u angstig naar het blanco vel blijft turen? Denk vooral niet te moeilijk. Duik in de leidraad, vraag collega’s om input en ga in gesprek over de juiste strategie: Geen tijd te verliezen in aanbestedingen – 5 snelle tips
Stap 6: wat zijn de spelregels eigenlijk bij een tender?
Een aanbestedingstraject lijkt in veel opzichten op een spelletje. Partijen hebben verschillende rollen, er zijn (on)geschreven regels en met één verkeerde zet kun je eigen kansen verspelen. Daarom is het belangrijk om stil te staan bij wat u wel en vooral ook niet zegt. Zorg dat u de grootste beginnersfouten voorkomt met deze acht open deuren.
Stap 7: Hoe kom ik tot een winnende inschrijving?
U bent begonnen met schrijven? Dan heeft u alvast de belangrijkste stap genomen om deze aanbesteding te winnen. Maar met aanbestedingen is tekst het enige middel dat u heeft om de opdrachtgever te overtuigen. Dan is het zaak dat u de juiste dingen op papier zet. Daar helpen we graag mee: download onze whitepaper en kom in zeven stappen tot een winnende inschrijving.
Stap 8: Social return on inwátte?
Als u een verstandige inkoper treft wordt er in de aanbesteding ook gevraagd om Social Return on Investment (SROI). Letterlijk betekent dit dat een deel van de opdrachtwaarde (gemiddeld 2% tot 5%) terugvloeit in de maatschappij. Meestal in de vorm van stageplekken, workshops of goede doelen. Zo komt de investering van de overheid niet alleen ten goede van opdrachtgever en opdrachtnemer, maar draagt u samen ook bij aan de kennis en de kansen van de samenleving als geheel. Bekijk hoe u zelf invulling kunt geven aan SROI.
Stap 9: Klaar! Waar moet ik de aanbesteding eigenlijk indienen?
TenderNed, Negometrix, Aanbestedingskalender, CTM Solution of Ariba… Het stikt van de aanbestedingsplatformen, en ieder platform heeft weer z’n eigen valkuilen en functionaliteiten. U wilt voorkomen dat u een upload over het hoofd zag of nog bent vergeten de inschrijving definitief in te dienen. Verdiep u dus goed in de grootste valkuilen van TenderNed, Negometrix en andere aanbestedingsplatforms.
Stap 10: Ik ben het niet eens met de gunningsbeslissing. Wat nu?
Het zijn meestal niet de winnaars die zich deze laatste vraag stellen. Maar naast de slechte verliezers zijn er ook inschrijvers die alle reden hebben tot onvrede. Zo kan het zijn dat uw inschrijving verkeerd is geïnterpreteerd, dat er met manipulatieve prijzen is ingeschreven of dat de commissie overduidelijk subjectief heeft beoordeeld. Na voorlopige gunning is er een standstill-termijn (de 'Alcatel-periode') van 20 kalenderdagen, waarin u de mogelijkheid heeft uw bezwaren kenbaar te maken en de gunningsbeslissing alsnog te beïnvloeden. Zorg ervoor dat u niet met bezwaren komt die u tijdens het aanbestedingstraject ook al wist, want dan zegt ook de rechter dat u eerder had moeten klagen.
Let wel: in deze standstill-periode hangt de beslissing aan een zijden draadje, dus alles wat u zegt moet goed worden afgewogen. Zorg dus dat u hier al een aanbestedingsspecialist of jurist bij betrekt. Voordat u het weet veroorzaakt u een kort geding, en zijn beide partijen nog veel meer tijd en kosten kwijt.
