Bel een adviseur 010 307 6344

Van TenderNed tot Negometrix: de grootste valkuilen

Zoeken naar, bekijken van en inschrijven op aanbestedingen? Daar zijn inmiddels aardig wat verschillende platforms voor. U kunt bijvoorbeeld te maken krijgen met TenderNed, Negometrix, Aanbestedingskalender, CTM Solutions of Ariba. Omdat de wereld van aanbestedingen al ingewikkeld genoeg is, maken wij u graag wat wegwijs in de verschillende platforms.

TenderNed

Zeker weten dat u alle (interessante) aanbestedingen ziet? Kijk dan op TenderNed. Hier worden alle nieuwe aanbestedingen aangekondigd. Met CPV-codes en trefwoorden kunt u een zoekopdracht instellen, zodat u de passende aanbestedingen in uw inbox ontvangt. Voor het bekijken van een aanbesteding heeft u genoeg aan een Interesseprofiel. Wilt u ook kunnen reageren of inschrijven op aanbestedingen, dan zult u een bedrijfsaccount moeten aanmaken waarbij u inlogt door middel van eHerkenning.

Een deel van de aanbestedingen wordt niet alleen aangekondigd op TenderNed, maar ook gepubliceerd. Hier kunt u dan het bestek downloaden, vragen stellen en de inschrijving indienen. Als een aanbestedende dienst voor de publicatie een ander platform heeft gekozen, dan staat onder het tabblad Publicatie de link naar de publicatie op dit andere platform.

Negometrix3

Een aanbesteding zoeken op Negometrix3 is iets wat we niet aanraden. Liever zoekt u de aanbesteding op TenderNed en klikt daar op de juiste Negometrix-link. Zelfs het hebben van het juiste unieke tendernummer is geen garantie voor het tevoorschijn toveren van de aanbesteding. Gewoon niet aan beginnen dus.

Aan de slag met een aanbesteding op Negometrix? Geef uzelf de tijd om wegwijs te worden in dit systeem, want erg intuïtief is het niet voor inschrijvers. Duidelijk ook niet voor de inkopers, want iedere aanbestedende dienst gebruikt het weer anders. Dat zorgt voor rariteiten bij de te beantwoorden vragen; zo zijn de te zetten vinkjes vaak niet logisch en moeten er verplicht stukken geüpload worden bij vragen waar geen document bij hoort.

Het beantwoorden van de vragen kan in de Vragenlijsten. Hierin dient u met elk onderdeel in te stemmen door ‘ja’ aan te vinken. Vooral niet te lang over nadenken, want ‘nee’ aanvinken betekent automatisch uitsluiting.

De relevante tenderdocumenten verwacht u waarschijnlijk onder ‘Tenderdocumenten’. Helaas gaat deze vlieger niet altijd op. Een aanbestedende dienst kan ook besluiten een deel van de informatie enkel onder ‘Vragenlijsten’ te plaatsen. Het is dus aan te bevelen om op álle mogelijke plekken documenten te downloaden. 

Negometrix Portal (voorheen Commerce-Hub)

Negometrix Portal is overzichtelijker dan Negometrix3, maar bevat nog steeds de nodige verrassingen. Vooral het stellen van vragen voor de Nota van Inlichtingen is even zoeken. De mogelijkheid tot het stellen van een vraag vindt u níét bij het voor-de-hand-liggende tabblad Vragen & Mededelingen, maar verschijnt pas als u met uw muis boven een document of vraag beweegt. Denk niet dat u klaar bent na het stellen van de vraag! Deze moet nog definitief ingediend worden onder het – nu dan toch – tabblad Vragen & Mededelingen.

Ook jammer: de documenten van het bestek zijn enkel stuk voor stuk te downloaden. Heeft u een fanatieke aanbestedende dienst die tientallen stukken heeft bijgevoegd, dan bent u dus even bezig met het één voor één downloaden hiervan. Hier wordt wel aan gewerkt door Negometrix dus hopelijk is dit nadeel binnenkort achterhaald.

Algemene tips

Bent u van plan in te gaan schrijven op een aanbesteding? Lees dan niet alleen de documenten door, maar kijk ook op het betreffende platform welke documenten geüpload moeten worden. Bij Negometrix3 betekent dit dat u bij de vragen in de Vragenlijst ‘ja’ moet aanklikken, want soms verschijnt pas daarna het verzoek om een document toe te voegen.

Maak vervolgens voor uzelf een lijstje van alle aan te leveren documenten. Zet erbij of ze wel of niet ondertekend moeten worden. En vermeld of ze vóór of na gunning aangeleverd moeten worden. Zo houdt u overzicht op wat u te doen staat en kunt u bij het indienen van de inschrijving checken of u niets vergeet.

Het is daarnaast aan te raden de documenten en het platform te bestuderen vóór het verstrijken van de deadline voor het stellen van vragen. Zo kunt u de onduidelijkheden (die u geheid gaat tegenkomen) nog voorleggen aan de aanbestedende dienst. 

Hoofdschudden

Loopt u toch vast? Dat is geen schande! Ook wij – als ervaren gebruikers – vinden soms pas na veel gemopper en hoofdschudden ons antwoord. Alleen omdat we de aandachtspunten en valkuilen uit de praktijk kennen, komen we er uiteindelijk uit. Dat dit ook wordt verwacht van ondernemers – die hier zelden of voor het eerst mee werken, en die veel dringender dingen met hun tijd te doen hebben – is bijna onredelijk te noemen. Maar goed, daar heeft u ons natuurlijk voor.

Eva Hamming

Stille kracht. Laat echter in alles merken dat ze er is. Is gezegend met de gave om structuur aan te brengen en brengt hiermee projecten tot leven.

Meer weten? 06 2602 8695 eva@corusadvies.nl
Lees ook

EHBA: Eerste Hulp bij Afkortingen

Johan Stolk

Hoeveel afkortingen de Aanbestedende Dienst ook gebruikt; de aanbestedingen worden alsmaar dikker, langer en uitgebreider. Om het geheel nog een beetje te kunnen lezen, is inmiddels een hele handleiding nodig. En die was er nog niet. Daarom presenteren wij u een uitleg van de meest gebruikte afkortingen binnen aanbestedingen.