Bij aanbestedingen is de Nota van Inlichtingen (NvI) vaak niet je eerste prioriteit. Meestal ben je bezig met documenten op orde krijgen, deadlines noteren en een goed plan van aanpak schrijven. Begrijpelijk, maar daarmee laat je vaak kansen liggen. De Nota van Inlichtingen is namelijk hét moment om de aanbesteding naar je hand te zetten. Zijn de eisen bijvoorbeeld wel proportioneel, logisch en passend bij het doel van de opdracht? Of kunnen de gunningscriteria misschien wel wat meer naar jullie toegeschreven worden?
Een goed geformuleerde NvI-vraag is belangrijk voor je kansen om in te schrijven en een aanbesteding te winnen. Maar welke vraag stel je precies in een Nota van Inlichtingen? En wanneer is het slim om een vraag wél of juist niét te stellen?
Algemene opmerkingen Nota van Inlichtingen
Er zijn een aantal belangrijke kanttekeningen voor de Nota van Inlichtingen.
Allereerst: maak het voor de Aanbestedende Dienst zo makkelijk mogelijk om een vraag te beantwoorden. Dat lijkt een open deur, maar in de praktijk zien we dit vaak genoeg fout gaan. Zorg er bijvoorbeeld voor dat je niet meerdere vragen in één vraag verstopt, want dat is vragen om moeilijkheden. Zorg het liefst nog dat een Aanbestedende Dienst alleen hoeft te reageren met ja of nee.
Ten tweede: de antwoorden op vragen worden publiekelijk voor alle inschrijvers. Denk dus goed na welke zaken je echt verduidelijkt wilt hebben, en welke zaken je misschien beter voor jezelf houdt. Is er iets onduidelijk, maar kun je daar je voordeel mee doen? Dan beter geen vraag stellen. Is er bepaalde waardevolle kennis die je hebt maar anderen niet? Ook dan de vraag liever niet stellen, behalve als je hem 1-op-1 kunt stellen.
Ten derde: wees niet bang dat een vervelende of domme vraag je reputatie schaadt. Het is in het belang van iedereen dat de aanbesteding rechtmatig en zonder onduidelijkheden verloopt. De inkoper heeft liever dat je nu moeilijk doet dan wanneer je na gunning pas moeilijk gaat doen. Dus is er onduidelijkheid in de criteria of een onevenredige eis? Stel gewoon die vraag. Zolang het maar constructief is wordt vragen gewoon gewaardeerd.
Ten vierde: een vraag is niet bedoeld om te slijmen. Een goede vraag stel je om iets te verduidelijken of veranderen. Een strategische vraag stel je om andere inschrijvers op het verkeerde been of buitenspel te zetten. Maar een vraag stellen om in een goed daglicht te komen bij de aanbestedende dienst is niet nodig.
Tenslotte: de aanbestedende dienst zal zeggen dat de tweede Nota van Inlichtingen geen nieuwe vragen mag bevatten. Negeer dat, en stel gewoon die vraag. Als zaken onduidelijk zijn is dat in het belang van iedereen, dus moet de inkoper dat gewoon beantwoorden. Als een vraag belangrijk genoeg is mag je die zelfs nog als spoedvraag na de laatste NvI stellen als je toelicht dat het belangrijk is.
Vraag 1. Verruimen van de deadline
Niet geschoten, altijd mis. De planningen van aanbesteding zijn vaak krap. Zeker omdat je in die tijd eerst nog de eisen moet scannen, een go/no-go van de directie moet krijgen en mogelijk ook nog een partij wilt inschakelen voor ondersteuning bij het plan. Dan blijft er vaak nog een krappe maand over om een goede inschrijving te doen. Vraag daarom altijd:
“Met een deadline van [datum] is het voor Inschrijvers een uitdaging om een kwalitatief hoogwaardig plan in te dienen voor de deadline. Gaat u ermee akkoord om de deadline te verschuiven?
Daarbij is het wel goed als je een reden kunt geven voor de verschuiving. Bijvoorbeeld als de Aanbestedende Dienst zelf vertraging heeft opgelopen met een NvI of lang onduidelijkheid heeft gezaaid. Maar ook als de deadline volgt vlak na een Kerst- of zomervakantie is uitstel niet onredelijk.
Vraag 2. Aanpassen onredelijke eisen
Het gebeurt vaker dan je denkt: onredelijke eisen in aanbestedingen. In het algemeen geldt dat eisen altijd in verhouding moeten staan tot de aard en omvang van een opdracht. Je mag bij wijze van spreke niet vragen om ervaring met het bouwen van een school, wanneer de opdracht gaat om het bouwen van een brug. Of om ervaring met het opleiden van 1.000 mensen terwijl de opdracht gaat om 100 mensen.
Kijk dus altijd goed naar de eisen die ze stellen en de referenties die ze vragen. Staat dat in verhouding tot de opdracht of niet?
Een strategische vraag kan dan zijn:
"In eis xxx vraagt u om [ervaringseis]. Dat vereiste is wat ons betreft disproportioneel, want het staat niet in redelijke verhouding tot de aard van de opdracht en het beperkt onnodig de mededinging. Daarmee is zij in strijd met de Gids Proportionaliteit. Gaat u ermee akkoord deze eis te laten vallen / te verruimen tot [aangepaste eis]”
Houden ze toch die eis overeind? Bel dan met Corus Advies of je eigen aanbestedingsadvocaat om te kijken of de eis inderdaad disproportioneel is, en wat we nog kunnen doen. Wacht niet te lang, want klagen na gunning is veel lastiger dan tijdens het traject.
Het beoordelingskader is de stok om mee te slaan als je de aanbesteding hebt verloren
Vraag 3. Certificering
Bijna iedere aanbesteding is het raak: de ISO 9001, ISO 14001 of ISO 27001 wordt vereist. Soms is die ISO logisch, maar lang niet altijd noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht. ISO vraagt een flinke investering, en is vooral een bevestiging van zaken die de meeste organisaties toch wel op orde hebben. Daarom is het vaak onterecht dat Aanbestedende Diensten dit verplicht stellen, en moeten ze minimaal een vergelijkbaar alternatief bieden voor ISO. Een vraag kan dan zijn:
“U stelt in de eisen dat Inschrijvers in het bezit dienen te zijn van [certificaat]. Uiteraard begrijpen we dat u graag Inschrijvers treft die beschikken over een zorgvuldig kwaliteitsborgings-/milieu-/beveiligingsproces, maar het eisen van een specifiek certificaat wordt in de regel niet gedaan zonder ook vergelijkbare systemen toe te laten. Gaat u ermee akkoord om 'of vergelijkbaar' toe te voegen aan de eis, zodat u geïnteresseerden met een vergelijkbaar kwaliteitsborgingssysteem ook de ruimte biedt om in te schrijven?”
Door ‘of vergelijkbaar’ toe te voegen aan de eis kun je ook inschrijven met een ander certificaat, of een eigen beschrijving van je kwaliteitsprocessen. Let op: ISO 27001 is lastiger om van tafel te krijgen en aan te tonen met een vergelijkbaar systeem.
Vraag 4. Verruiming aantal pagina’s
Ook hier geldt: niet geschoten, is altijd mis. Om je werkwijze goed op papier te krijgen kan al een uitdaging zijn, nog lastiger wordt als dat op 1 of 2 A4’tjes moet. Probeer daarom het aantal pagina’s te verruimen als je denkt dat het proppen wordt.
“In [criterium x] stelt u een groot aantal vragen. Om Inschrijvers in staat te stellen een antwoord te geven van voldoende kwaliteit is het van belang dat ze voldoende ruimte krijgen om hun werkwijze goed uit te leggen. Gaat u ermee akkoord het aantal pagina’s te verruimen tot [xx A4]?”
Hoogstwaarschijnlijk zullen ze voet bij stuk houden, maar mogelijk krijg je er wat pagina’s bij. Het nadeel is wel dat het je waarschijnlijk meer werk oplevert en dat de concurrentie natuurlijk ook meer pagina’s krijgt. Dus denk goed na of je de vraag wilt stellen voor je ‘m stelt. Zeker als je een bureau inschakelt zoals Corus kan een beperkt aantal A4 juist in je voordeel werken.
Onthoud dat iedere Nota van Inlichtingen een uitnodiging is om samen de aanbesteding zo duidelijk mogelijk te maken.
Vraag 5. Verduidelijken of aanpassen van het beoordelingskader
In het beoordelingskader staat wat je moet doen om een 10, 8 of onvoldoende te scoren. Als Inschrijver lees je hier vaak overheen, maar dit is je enige stok om mee te slaan als je de aanbesteding hebt verloren. Is dat beoordelingskader vaag, dan is het na gunning erg lastig om nog moeilijk te doen. Is het beoordelingskader dus vaag? Staat er dat je plan een 10 scoort als het uitstekend is, zonder verdere toelichting? Vraag de Aanbestedende Dienst dan om dit verder te specificeren. Anders weet je niet wat je moet doen om maximaal te scoren en kun je later niet moeilijk doen als je geen 10 hebt gescoord. Vraag dus:
“Bij criterium [x] geeft u aan dat inschrijvingen worden beoordeeld op [kwaliteit/realiteitsgehalte/innovatie]. Daarbij mist een duidelijk beoordelingskader. Voor Inschrijvers is het daarmee niet geheel duidelijk welke elementen leiden tot de maximale score. Kunt u nader toelichten welke aspecten u specifiek verwacht terug te zien in een antwoord dat maximaal scoort?”
Soms leidt zo’n vraag tot een verduidelijking van de beoordelingscriteria. In andere gevallen passen aanbestedende diensten de beoordelingssystematiek zelfs aan, bijvoorbeeld door concreter te maken wat een voldoende, goed of excellent antwoord is. En dat is precies wat je wilt, want daarmee kun je gericht schrijven naar een 10.
Tenslotte: de kracht van een goede NvI-vraag
Denk goed na over de vraag die je stelt voor de Nota van Inlichtingen. Stel hem strategisch, stuur aan op een duidelijk antwoord en stel hem niet te aanvallend. Onthoud dat iedere Nota van Inlichtingen een uitnodiging is om samen de aanbesteding zo duidelijk mogelijk te maken. De toon is daarom belangrijk: nieuwsgierig, inhoudelijk en altijd vanuit de bedoeling van de opdracht.
Dat werkt ook de andere kant op: de Aanbestedende Dienst heeft ook de taak om mee te denken, verwarring te voorkomen en constructief te antwoorden. Laat je dus ook niet te snel intimideren als er geen bevredigend antwoord komt: stel verduidelijkingsvragen in de tweede NvI en zet door als je denkt dat ze iets doen wat niet kan of mag. Uiteindelijk wil je allemaal dat een aanbesteding goed verloopt, en de Nota is daar een mooi middel voor.
