Een aanbesteding schrijven om te winnen kan een grote nieuwe opdracht opleveren. Maar inschrijven op aanbestedingen is een hoop gedoe en de kans op winst is onzeker. Hoe win je een aanbesteding dan precies? Wij presenteren daarom 8 open deuren die zó vanzelfsprekend zijn dat veel inschrijvers ze vergeten in te trappen.
8 tips voor een aanbesteding schrijven
1. De meeste beoordelaars zijn geboren na 1900
Tegenwoordig volg je collega's op Facebook of Instagram, zit je met klanten in groepswhatsapps en voer je salesgesprekken via Teams. De communicatie tussen bedrijven wordt steeds informeler, maar bij aanbestedingen gebruiken we opeens weer de ganzenveer. ‘Heden ten dage’, ‘onontbeerlijk’ en ‘niettegenstaande’: zo wordt het natuurlijk nooit een pageturner.
Houd in gedachten dat de beoordelingscommissie op één dag meerdere plannen moet lezen. Sus ze dus niet in slaap, maar gebruik normale taal, korte zinnen en zeg gewoon wat je bedoelt.
2. Bereid je voor op de paarse krokodillen
Wie voor het eerst gaat inschrijven op een aanbesteding belandt in een bureaucratisch oerwoud. Trap bij een aanbesteding schrijven niet in de valkuil om die bureaucratie voor je uit te schuiven: het aanvragen van een Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA) alleen al kan weken duren. En het verkeerd invullen van documenten zoals een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) kan u duur komen te staan. En zo kunnen we nog wel even doorgaan.
Laat je van tevoren dus goed informeren en schakel desnoods externe expertise in bij het indienen. Want het zal niet de eerste keer zijn dat een procedurele fout een goede inschrijving verpest.
Maar weinig mensen zijn blij met een date die de hele avond over zichzelf praat.
3. Het draait niet alleen om jou
Maar weinig mensen zijn blij met een date die de hele avond over zichzelf praat. Als je op zoek bent naar een klik, zijn beide tafelgenoten even belangrijk. Dat is niet anders bij een aanbesteding: je wilt aantonen dat jouw aanbod perfect aansluit bij de vraag van de aanbestedende dienst. Dan helpt het als je laat zien dat je moeite hebt gedaan.
Steek daarom niet direct hetzelfde verkooppraatje af. Verdiep je eerst in de organisatie, maak een treffende analyse en laat zien dat je de uitvraag snapt. Dat gaat bonuspunten opleveren.
4. Wees op tijd met de aanbesteding schrijven!
‘De brug stond open’ werkt niet bij inkopers. Begin bij een aanbesteding schrijven dus op tijd met inlezen en schrijven. Alle tijd die je nu niet benut, gebruikt de concurrent wel om de uitvraag te doorgronden, strategische keuzes te maken en slim te formuleren. Plan ook het indienen zelf in ieder geval een dag van tevoren: TenderNed, Negometrix en Commercehub hebben namelijk wel eens kuren. Een technisch mankement is geen geldig excuus.
Voorkom last-minute stress en verspilde kosten en houd vast aan een ruime planning. Eén seconde te laat is namelijk al genoeg om uw inschrijving niet mee te nemen.
5. Geen dertien in een dozijn
Beloof jij de beste kwaliteit, een proactieve houding en ontzorging in het proces? Gefeliciteerd: je biedt precies hetzelfde als al die andere inschrijvers. Probeer in gedachten eens uit uw bedrijf te stappen en uw inschrijving nog eens te lezen. Wat doe jij anders dan de concurrent? Wat is nu echt de meerwaarde van jouw bedrijf?
Onthoud: het gaat er niet om wat je de afgelopen jaren hebt gedaan, maar wat je de komende jaren gaat doen. Wees creatief en durf risico’s te nemen: met de meest gemiddelde inschrijving win je sowieso niet.
Een ervaren inkoper voelt ook nattigheid als hij dit soort loze beloftes leest.
6. Geen wóórden maar daden
‘We gaan op zoek naar’, ‘we kunnen zorgen dat’ en ‘wij proberen in elk geval’…: het klinkt als die vriend die altijd een dag van tevoren zijn afspraak afzegt. Een ervaren inkoper voelt ook nattigheid als hij dit soort loze beloftes leest. Vertel liever wat je gaat doen, hoe je borgt dat alle beloftes worden ingelost en wat je doet als de resultaten niet worden gehaald.
Formuleer daarom zo SMART mogelijk wat u gaat doen: wees specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Want over SMART valt niet te twisten.
7. Vragen staat vrij
Aanbestedingen zijn bedoeld om het aanbod zo veel mogelijk op de vraag aan te laten sluiten. Maar dat wordt natuurlijk lastig als de vraag niet duidelijk is. Het is de verantwoordelijkheid van de aanbestedende dienst om een duidelijke uitvraag te schrijven. Met de Nota van Inlichtingen krijgt u gelegenheid om elke onduidelijkheid de wereld uit te helpen.
Is de uitvraag verwarrend? Overlappen de gunningscriteria? Zie je een mogelijke fout? Loop geen punten mis met een verkeerde aanname en durf te vragen.
8. De uitvraag is heilig
De uitvraag is meer dan een richtlijn: het is jouw Bijbel voor de komende weken. In de aanbestedingsleidraad staat namelijk precies wat de aanbestedende dienst wil horen, hoeveel A4 je hiervoor hebt en waar de inschrijving op wordt beoordeeld. Alle informatie die je extra vertelt is leuk, maar levert niet per se punten op. En neemt ook nog eens kostbare ruimte in beslag, die de concurrent wél gebruikt om de vraag te beantwoorden.
Simpel gezegd: bij een aanbesteding schrijven is het wie de vragen het beste beantwoordt in het aantal beschikbare pagina’s, die wint. Zie de uitvraag dus als een vragenlijst, en beantwoord elke vraag stuk voor stuk in uw inschrijving.
Hulp nodig bij een aanbesteding schrijven?
Pas onze 8 tips toe om een aanbesteding te schrijven en de (Europese) aanbesteding te winnen. Kom je er daarna nog niet uit? Corus Advies schrijft dagelijks in op aanbestedingen en ondersteunt bij subsidie-advies. Wij bieden hulp bij aanbestedingen of neem contact met ons op als je hulp kunt gebruiken bij het analyseren van de uitvraag en het schrijven van de winnende offerte.
