Verklaringen, prijzenbladen en uittreksels; alsof het zwoegen op een plan nog niet genoeg is, vragen ze bij een aanbesteding ook nog een hele rits documenten. Wat is wat, waar moet u op letten en heeft u alles aangeleverd? Wij loodsen je door de papierwinkel met – jawel – nog een papiertje. Maar met deel 2 van de Papierwinkel weet je écht zeker dat u niets vergeet.
In deel 1 kon je lezen over het UEA en referenties die nodig zijn om mee te mogen doen, in deel 2 nemen we je mee in wat je allemaal in moet leveren zodra het zover is. Zo staan we stil bij het prijzenblad, de gunningscriteria, KvK-uittreksel, verklaring Belastingdienst, de Gedragsverklaring Aanbesteden en kwaliteitsmanagementsystemen zoals ISO 9001 en ISO 14001. Zo voorkomen we verrassingen vlak voor de deadline.
Prijzenblad
Bij de meeste aanbestedingen is een prijsopgave onderdeel van de inschrijving. Er zijn vele manieren waarop een prijs uitgevraagd kan worden. Denk aan een uurtarief, de prijs van een product of dienst, een staffel... De juiste prijs bepalen is dan vaak een strategische beslissing. Het moet uitkunnen én concurrerend zijn. Stunten met de prijs kan, maar let er wel op dat in veel aanbestedingen geldt dat een manipulatieve inschrijving leidt tot uitsluiting. Verstandig dus om je hierover te laten informeren voordat je jezelf buitenspel zet.
De prijs is niet standaard een onderdeel van de uitvraag. Bij sommige aanbestedingen geldt er een vast (totaal)budget of uurtarief. Een verschil maken doe je dus door de beste kwaliteit te bieden voor die prijs.
Kwaliteitscriteria of (sub)gunningscriteria
Na het checken of de inschrijvers voldoen aan de gestelde eisen, zal de Aanbestedende Dienst de inschrijvingen beoordelen aan de hand van de Gunningscriteria. Over het algemeen zijn dit de prijs (zie hierboven) en de kwaliteitscriteria of subgunningscriteria. Deze criteria hebben betrekking op de inhoud van de opdracht. De Aanbestedende Dienst vraagt bijvoorbeeld een plan van aanpak, een visie op een aspect van de opdracht of een omschrijving van hoe u de werkzaamheden uitvoert. Hoe beter het verhaal, hoe hoger je scoort. Denk nu niet dat je hier dus jouw fantasie de vrije loop kunt laten; vaak zul je na gunning waar moeten maken wat je hebt aangeboden. Aan de andere kant win je met een saai verhaal ook niet de wedstrijd. Wat maakt jouw bedrijf bijzonder? Wat kun jij beter dan de concurrentie? Bij het beantwoorden van de kwaliteitscriteria laat je zien wat je in huis hebt en welke meerwaarde je te bieden hebt.
Aan de vorm van die beantwoording worden vaak eisen gesteld: een maximaal aantal pagina’s, een bepaald lettertype en een minimale lettergrootte. Soms is zelfs de regelafstand en margegrootte vastgelegd. Volg deze eisen strikt op, want hiervan afwijken betekent dat de inschrijving in de prullenbak belandt. Probeer het, als je ruimte tekort komt, ook niet te omzeilen door stukken tekst met een kleiner lettertype in een tabel of afbeelding te plaatsen, want ook die moeten voldoen aan de eisen. Liever schakel je dan ons in voor het bijschaven van de tekst.
Bij het beantwoorden van de kwaliteitscriteria laat je zien wat je in huis hebt en welke meerwaarde je te bieden hebt.
Uittreksel KVK
Niet alles is ingewikkeld: vaak moet je een uittreksel aanleveren uit de Kamer van Koophandel waaruit blijkt dat de onderneming hier ingeschreven staat. Met dit uittreksel toon je ook de tekenbevoegdheid aan van degene die een handtekening onder de stukken zet. En om het toch íéts ingewikkelder te maken moet deze persoon als bestuurder vermeld worden in het uittreksel. Is de bestuurder een onderneming, dan lever je ook van deze onderneming een uittreksel aan. Dit doe je net zolang tot je uitkomt bij een natuurlijk persoon als bestuurder.
Verklaring Belastingdienst
Dit gaat om een Verklaring betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen, oftewel of je braaf geld afdraagt aan de Belastingdienst. Het aanvragen van deze verklaring doet u op de website van de Belastingdienst. Doe dit op tijd, want het kan een paar weken duren voordat je deze Verklaring ontvangt. En officieel, volgens recente jurisprudentie, dien je deze Verklaring in bezit te hebben op het moment dat je de inschrijving indient.
Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA)
Nog een verklaring! “Een GVA is een verklaring dat uit een onderzoek is gebleken dat er geen bezwaren zijn dat een natuurlijk persoon of rechtspersoon inschrijft op een overheidsopdracht, speciale-sectoropdracht, concessieovereenkomst voor openbare werken of prijsvraag.” (bron: Justis.nl) Even checken of je geen boef bent dus. Deze verklaring wordt verstrekt door Justis, namens de Minister van Justitie en Veiligheid. Het aanvragen kan hier. Het kan 6 weken duren voordat je deze in huis hebt, dus vraag het op tijd aan, want ook hiervoor geldt dat je het papiertje in huis moet hebben op het moment dat je inschrijft.
Kwaliteitsmanagement
In veel aanbestedingen wordt gevraagd om een certificaat of keurmerk waarmee je aantoont dat je beschikt over een kwaliteitsmanagementsysteem. De meest gevraagde variant is het ISO:9001-certificaat. Het idee is dat je hiermee de kwaliteit borgt en dat het certificaat dit bewijst. Gelukkig mag een Aanbestedende Dienst niet zo’n zwart-witte eis stellen, en staat er over het algemeen het zinnetje ‘of vergelijkbaar’ achter. Dit ‘vergelijkbaar’ kan bijvoorbeeld een eigen Kwaliteitshandboek zijn. Er zit ruimte in hoe je kunt voldoen aan deze eis, dus win hier vooral advies over in voordat je, je erdoor laat afschrikken. En lees vooral onze blog hierover.
