Bel een adviseur 010 307 6344

De Papierwinkel deel 2: Wat moet ik allemaal aanleveren?

Verklaringen, prijzenbladen en uittreksels; alsof het zwoegen op een plan nog niet genoeg is, vragen ze bij een aanbesteding ook nog een hele rits documenten. Wat is wat, waar moet u op letten en heeft u alles aangeleverd? Wij loodsen u door de papierwinkel met – jawel – nog een papiertje. Maar met deel 2 van de Papierwinkel weet u écht zeker dat u niets vergeet.

In deel 1 las u over het UEA en referenties die nodig zijn om mee te mogen doen, in deel 2 nemen we u mee in wat u allemaal in moet leveren zodra het zover is. Zo staan we stil bij het prijzenblad, de gunningscriteria, KvK-uittreksel, verklaring Belastingdienst, de Gedragsverklaring Aanbesteden en kwaliteitsmanagementsystemen zoals ISO 9001 en ISO 14001. Zo voorkomen we verrassingen vlak voor de deadline.

Prijzenblad

Bij de meeste aanbestedingen is een prijsopgave onderdeel van uw inschrijving. Er zijn vele manieren waarop een prijs uitgevraagd kan worden. Denk aan een uurtarief, de prijs van een product of dienst, een staffel... De juiste prijs bepalen is dan vaak een strategische beslissing. Het moet voor u uitkunnen én u moet ermee concurreren. Stunten met uw prijs kan, maar let er wel op dat in veel aanbestedingen geldt dat een manipulatieve inschrijving leidt tot uitsluiting. Verstandig om u hierover te laten informeren voordat u uzelf buitenspel zet.

De prijs is niet standaard een onderdeel van de uitvraag. Bij sommige aanbestedingen geldt er een vast (totaal)budget of uurtarief. Een verschil maken doet u dan dus door de beste kwaliteit te bieden voor die prijs.

Kwaliteitscriteria of (sub)gunningscriteria

Na het checken of de inschrijvers voldoen aan de gestelde eisen, zal de Aanbestedende Dienst de inschrijvingen beoordelen aan de hand van de Gunningscriteria. Over het algemeen zijn dit de prijs (zie hierboven) en de kwaliteitscriteria of subgunningscriteria. Deze criteria hebben betrekking op de inhoud van de opdracht. De Aanbestedende Dienst vraagt van u bijvoorbeeld een plan van aanpak, een visie op een aspect van de opdracht of een omschrijving van hoe u de werkzaamheden uitvoert. Hoe beter uw verhaal, hoe hoger u scoort. Denk nu niet dat u hier dus uw fantasie de vrije loop kunt laten; vaak zult u na gunning waar moeten maken wat u heeft aangeboden. Aan de andere kant wint u met een saai verhaal ook niet de wedstrijd. Wat maakt uw bedrijf bijzonder? Wat kunt u beter dan uw concurrenten? Bij het beantwoorden van de kwaliteitscriteria laat u zien wat u in huis hebt en welke meerwaarde u te bieden hebt.

Aan de vorm van die beantwoording worden vaak eisen gesteld: een maximaal aantal pagina’s, een bepaald lettertype en een minimale lettergrootte. Soms is zelfs de regelafstand en margegrootte vastgelegd. Volg deze eisen strikt op, want hiervan afwijken betekent dat uw inschrijving in de prullenbak belandt. Probeer het, als u ruimte tekort komt, ook niet te omzeilen door stukken tekst met een kleiner lettertype in een tabel of afbeelding te plaatsen, want ook die moeten voldoen aan de eisen. Liever schakelt u dan ons in voor het bijschaven van uw tekst.

Uittreksel KVK

Niet alles is ingewikkeld: vaak moet u een uittreksel aanleveren uit de Kamer van Koophandel waaruit blijkt dat uw onderneming hier ingeschreven staat. Met dit uittreksel toont u ook de tekenbevoegdheid aan van degene die een handtekening onder de stukken zet. En om het toch íéts ingewikkelder te maken moet deze persoon als bestuurder vermeld worden in het uittreksel. Is de bestuurder een onderneming, dan levert u ook van deze onderneming een uittreksel aan. Dit doet u net zolang tot u uitkomt bij een natuurlijk persoon als bestuurder.

Verklaring Belastingdienst

Dit gaat om een Verklaring betalingsgedrag nakoming fiscale verplichtingen, oftewel of u braaf geld afdraagt aan de Belastingdienst. Het aanvragen van deze verklaring doet u op de website van de Belastingdienst. Doe dit op tijd, want het kan een paar weken duren voordat u deze Verklaring ontvangt. En officieel, volgens recente jurisprudentie, dient u deze Verklaring in uw bezit te hebben op het moment dat u uw inschrijving indient.

Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA)

Nog een verklaring! “Een GVA is een verklaring dat uit een onderzoek is gebleken dat er geen bezwaren zijn dat een natuurlijk persoon of rechtspersoon inschrijft op een overheidsopdracht, speciale-sectoropdracht, concessieovereenkomst voor openbare werken of prijsvraag.” (bron: Justis.nl) Even checken of u geen boef bent dus. Deze verklaring wordt verstrekt door Justis, namens de Minister van Justitie en Veiligheid. Het aanvragen kan hier. Het kan 6 weken duren voordat u deze in huis hebt, dus vraag het op tijd aan, want ook hiervoor geldt dat u het papiertje in huis moet hebben op het moment dat u inschrijft.

Kwaliteitsmanagement

In veel aanbestedingen wordt gevraagd om een certificaat of keurmerk waarmee u aantoont dat u beschikt over een kwaliteitsmanagementsysteem. De meest gevraagde variant is het ISO:9001-certificaat. Het idee is dat u hiermee uw kwaliteit borgt en dat het certificaat dit bewijst. Gelukkig mag een Aanbestedende Dienst niet zo’n zwart-witte eis stellen, en staat er over het algemeen het zinnetje ‘of vergelijkbaar’ achter. Dit ‘vergelijkbaar’ kan bijvoorbeeld een eigen Kwaliteitshandboek zijn. Er zit ruimte in hoe u kunt voldoen aan deze eis, dus win hier vooral advies over in voordat u zich erdoor laat afschrikken. En lees vooral onze blog hierover.

Eva Hamming

Stille kracht. Laat echter in alles merken dat ze er is. Is gezegend met de gave om structuur aan te brengen en brengt hiermee projecten tot leven.

Meer weten? 050 211 0432 eva@corusadvies.nl
Lees ook

De Papierwinkel deel 1: Kom ik in aanmerking?

Eva Hamming

Referenties, geschiktheidseisen en een Uniform Europees Aanbestedingsdocument... Alsof inschrijven op een aanbesteding nog niet zwaar genoeg is, wordt er een hele rits aan documenten gevraagd voordat u überhaupt mee mag doen. Met het eerste deel van onze tweedelige Papierwinkel weet u zeker dat u inschrijft op een aanbesteding waar u ook echt voor in aanmerking komt.