Referenties, geschiktheidseisen en een Uniform Europees Aanbestedingsdocument... Alsof inschrijven op een aanbesteding nog niet zwaar genoeg is, wordt er een hele rits aan documenten gevraagd voordat je überhaupt mee mag doen. Met het eerste deel van onze Papierwinkel weet je zeker dat je inschrijft op een aanbesteding waar je ook echt voor in aanmerking komt.
In het eerste deel van De Papierwinkel behandelen we het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (inclusief de uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en selectiecriteria) en de referenties. Na het doorlopen van deze twee onderdelen weet jij of je in aanmerking komt voor deze aanbesteding. In het volgende deel van De Papierwinkel staan we stil bij welke documenten je dan precies moet aanleveren.
Uniform Europees Aanbestedingsdocument
Of kort: UEA. Naast wat algemene informatie over uw onderneming, vul je op dit formulier in op welke manier je deelneemt aan de aanbesteding: zelfstandig, in combinatie of met onderaannemers. Ook vul je hier in op welke percelen je inschrijft: bij sommige aanbestedingen zijn de opdrachten in verschillende delen ("percelen") geknipt waar je kunt kiezen om wel of niet op in te schrijven. Met het invullen van dit formulier verklaar je dat de uitsluitingsgronden niet op jou van toepassing zijn en dat je voldoet aan de geschiktheidseisen en selectiecriteria. Ook verklaart je of je hieraan zelfstandig voldoet of dat je hiervoor een beroep doet op derden.
Toelichting
Uitsluitingsgronden zijn bedoeld om niet-integere bedrijven uit te sluiten. Voorbeelden zijn: een crimineel verleden, het niet betalen van belastingen en sociale premies en het faillissement van uw bedrijf.
Met geschiktheidseisen toetst een aanbestedende dienst of de inschrijver geschikt is om de opdracht uit te voeren. Het gaat hierbij om eisen aan jouw economische en financiële draagkracht, technische bekwaamheid, beroepsbekwaamheid en beroepsbevoegdheid.
Veelvoorkomende geschiktheidseisen zijn: een inschrijving in het Handelsregister, een jaarrekening zonder continuïteitsparagraaf, een aansprakelijkheidsverzekering met een minimale dekking, een kwaliteitsmanagementsysteem en het hebben van aantoonbare ervaring met enkele kerncompetenties.
Selectiecriteria of -eisen worden gebruikt om het aantal geschikte kandidaten te beperken tot een vooraf bepaald aantal. Inhoudelijk lijken ze vaak op de geschiktheidseisen. De termen geschiktheidseisen en selectiecriteria/-eisen worden in de praktijk nogal eens door elkaar gebruikt.
Voor de Aanbestedende Dienst is het van belang dat de inschrijver die de opdracht gegund krijgt, ook daadwerkelijk in staat is om die opdracht uit te voeren.
Referenties
Voor de Aanbestedende Dienst is het van belang dat de inschrijver die de opdracht gegund krijgt, ook daadwerkelijk in staat is om die opdracht uit te voeren. Daarom wordt van inschrijvers gevraagd om aan te tonen dat je over bepaalde ervaring beschikt. Dit doe je met het aanleveren van referenties, waarmee je laat zien dat je voldoet aan de kerncompetenties. Dit zijn competenties die van essentieel belang zijn voor het uitvoeren van de opdracht. In een Referentieformulier vul je informatie in over een opdracht waaruit de vereiste ervaring blijkt.
Het is handig hiervoor een opdracht te gebruiken die je naar tevredenheid van de klant hebt uitgevoerd, want de Aanbestedende Dienst kan hierover contact opnemen met jouw klant. Bij sommige aanbestedingen dien je zelfs direct al een Tevredenheidsverklaring van de klant, over de betreffende opdracht, te overleggen.
Geschiktheidseis of selectiecriterium
Referenties vallen bij een openbare aanbesteding onder de geschiktheidseisen. Bij een niet-openbare aanbesteding worden de referenties nogal eens ingezet als selectiecriterium. Je levert dan niet alleen de praktische informatie aan over de referentieopdracht, maar ook een uitgebreide beschrijving van hoe je die opdracht hebt uitgevoerd. De Aanbestedende Dienst kan er voor kiezen deze selectiecriteria te beoordelen met punten. De inschrijvers (waarop geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn en die voldoen aan de geschiktheidseisen) met de hoogste score worden vervolgens geselecteerd.
Inschrijven of niet?
Is dit een opdracht voor jou? En voldoe je aan alles wat de Aanbestedende Dienst vraagt? Nu je alle eisen bent doorgelopen en hebt gekeken welke referenties je moet indienen zou je voor jezelf de vraag moeten kunnen beantwoorden. Zo ja, dan is het tijd voor deel 2 van De Papierwinkel: Wat moet ik allemaal aanleveren?
