Tientallen wensen en eisen, dichtgetimmerde formulieren en strakke deadlines: wie wil inschrijven op een aanbesteding moet zich behoorlijk in het zweet werken. En net als u alle moed hebt verzameld moet u ook nog uw kwaliteit of milieuvriendelijkheid bewijzen met een ISO certificering. Niet iets dat elk bedrijf zomaar heeft liggen.
Maar mag de Aanbestedende Dienst een ISO-certificering eigenlijk wel verplichten? En is het verplichten van een certificering nou echt van toegevoegde waarde binnen een aanbesteding?
Keurmerk: zuivere koffie?
Met name kleinere bedrijven laten zich vaak afschrikken door de ISO-eis. Of ze kiezen ervoor om in te schrijven met een collega, alleen maar omdat hij wél de juiste certificaten heeft. Waar het proportionaliteitsbeginsel aanbestedingen aantrekkelijk wil houden voor kleine ondernemers, werpt de eis van ISO-certificeringen juist een extra blokkade op.
Maar eisen zoals de ISO horen nu eenmaal bij aanbestedingen. Toch?
Nou, nee.
Sterker nog, het is bij veel certificaten maar de vraag of een Aanbestedende Dienst deze überhaupt mag eisen. In het bekende ‘koffie arrest’ werd bijvoorbeeld bepaald dat keurmerken zoals EKO en Max Havelaar niet als zodanig mogen worden geëist in een aanbesteding. Om een keurmerk te eisen moet dit namelijk voldoen aan de strikte voorwaarden uit artikel 2.78a van de Aanbestedingswet 2016. Daarin staat onder andere dat de keurmerkeisen alleen betrekking mogen hebben op het voorwerp van de opdracht en bijvoorbeeld niet mogen gaan over het algemene ondernemingsbeleid.
Maar eisen zoals de ISO horen nu eenmaal bij aanbestedingen. Toch? Nou, nee.
Een andere voorwaarde uit artikel 2.78a is dat het keurmerk moet zijn vastgesteld in een open en transparante procedure waaraan alle belanghebbenden kunnen deelnemen. Belanghebbenden is ruim bedoeld: van overheidsinstanties en sociale partners tot consumenten en distributeurs. Volgens de website van ISO voldoen hun 18.000 verschillende ISO-normen hier wel aan.
Gelijkwaardige alternatieven
Maar naast een ISO moet de Aanbestedende Dienst ook gelijkwaardige alternatieven accepteren, zoals kwaliteitshandboeken. De kans dat die vergelijkbare alternatieven in net zo’n open en transparante procedure tot stand zijn gekomen als de ISO is nihil. En dan zou je deze volgens artikel 2.78a dus niet mogen opnemen als selectiecriterium.
Daarnaast: wie bepaalt wat gelijkwaardig is? Inkopers hebben over het algemeen niet de technische kennis en ervaring om normeringen met elkaar te kunnen vergelijken. Om ISO te omzeilen maken veel inschrijvers op het laatste moment dan ook nog snel een inhoudsopgave van een handboek dat helemaal niet bestaat.
"Ik dacht dat het zo hoorde"
Laten we een stapje terug doen. Waarom vragen inkopers deze keurmerken eigenlijk? Dat is dus het grappige: dat weten ze zelf ook niet. Toen wij enkele inkopers vroegen waarom ze ISO 9001 en ISO 14001 standaard opnemen in hun aanbesteding, bleek het antwoord veelal: “Iedereen doet het, ik dacht dat dat zo hoorde”.
En ach, ISO certificering zal toch wel ergens toe dienen? Natuurlijk: met ISO 14001 laten bedrijven zien dat ze milieurisico’s beheersen, en ISO 9001 zorgt dat ze zeggen wat ze doen, doen wat ze zeggen en dit bewijzen. Door ISO certificaten leren organisaties hun processen beschrijven, inzicht te krijgen in de bedrijfsrisico’s en leveren ze bewijs van hun kwaliteit. Dat kan natuurlijk nooit kwaad.
Maar is dat niet precies waar aanbestedingen voor dienen? Bedrijven die inschrijven op een aanbesteding zijn voor 95% bezig met het beschrijven van hun processen, indammen van risico’s en borgen van kwaliteit. Voor een extra garantie moeten inschrijvers bovendien ook nog referenties indienen om ervaring met vergelijkbare projecten aan te tonen. Wat voegt zo’n certificering dan nog toe?
Daar kunnen we hard over zijn: niets. En dat de Aanbestedende Dienst dit allemaal van u vraagt, betekent niet dat u alles zomaar braaf moet opvolgen.
Durf te vragen
De volgende keer als u een ISO-eis tegenkomt mag u daarom extra kritisch zijn bij de Nota van Inlichtingen. Stel vragen als “Wat is de toegevoegde waarde van deze certificering?”, “Welke expertise heeft u in huis om te beoordelen of een kwaliteitshandboek ‘vergelijkbaar’ is met ISO?”, “Welke risico’s wenst u af te dekken met deze normen?” en “Worden deze competenties niet al behandeld in de gunningscriteria?”.
Laat de Aanbestedende Dienst ook maar eens lekker zweten.
