Bid management
tender management

Tender management en bid management : de aanbesteding onder controle

Bid management en tender management zijn twee termen die veel door elkaar heen worden gebruikt. Zoek je hulp bij aanbestedingen of wil je alleen weten wat er met beiden wordt bedoeld? En kan je organisatie een bidmanager of tendermanager gebruiken? Een officiële definitie is er niet echt, en iedereen zal je dus een ander antwoord geven op die vragen. Hier vind je onze definitie.

Bid management: de lange termijn

Aanbestedingen zijn voor organisaties een belangrijk middel om te kunnen groeien. Maar op welke opdrachten schrijf je in, en welke aanbestedingen laat je juist liggen? Het vereist een visie op de lange termijn en strategische beslissingen over prijs, capaciteit en samenwerkingen. 

Bidmanagement omvat voor ons het overkoepelende proces, en gaat om veel meer dan alleen die ene aanbesteding. 

Allereerst gaat dat dan bijvoorbeeld om het onderhouden van externe contacten op het moment dat er nog geen aanbesteding loopt. Dat is het moment dat je een relatie kunt opbouwen en invloed kunt uitoefenen. Want op het moment dat de partijen nog niet aan aanbestedingsregels zijn gebonden ontstaan de behoeftes en wensen die je terug gaat zien in de leidraad.

Maar het gaat er ook om dat je intern de neuzen dezelfde kant op hebt. Welke opdrachten willen jullie komende jaren gaan uitvoeren? Worden meerdere grote overheidsopdrachten de focus? Of is het werken voor één vaste organisatie of gemeente meer in lijn met de ambities? Welke keus je maakt heeft invloed op de tenders die je signaleert, de prijzen die je indient en het aantal aanbesteding waarop je jaarlijks inschrijft.

Tender management: coördineren van een enkele aanbesteding

Zodra er een interessante aanbesteding is gepubliceerd volgt er een heel formeel proces, waarin een heleboel geregeld moet worden. Waar bidmanagement meer gaat over het commerciële en strategische proces voor aanbestedingen op de lange termijn, verstaan wij onder tendermanagement meer het projectmanagement dat komt kijken bij een afzonderlijk aanbestedingstraject.

Van het bewaken van de planning tot het maken van prijsafspraken en het aanvragen van alle documenten; een tendermanager zorgt dat je niets over het hoofd ziet in het hele traject. Zonder tendermanagement is de kans groot dat je een belangrijk document mist of een verkeerd vinkje zet. Als dat gebeurt word je inschrijving niet meegenomen in de beoordeling, en is al die tijd en moeite voor niets geweest.

Hebben wij een bidmanager of tendermanager nodig?

Voor een organisatie in ontwikkeling zijn een bidmanager en een tendermanager allebei erg belangrijk. Een bidmanager om de stip aan de horizon scherp te houden, en zich bezig te houden met de langetermijnstrategie en alle keuzes die daaruit volgen. Een tendermanager is vervolgens onmisbaar om te zorgen dat je geen tijd en moeite verspild aan een inschrijving die niet wordt beoordeeld.

Een bidmanager is in de regel een interne medewerker die in nauw contact staat met de directeur van een organisatie, en een goed beeld heeft van de uitgestippelde koers. Afhankelijk van de grootte van de organisatie is bidmanagement iets wat een medewerker naast zijn/haar vaste werkzaamheden doet, of dat hij/zij zich bezighoudt met meerdere aanbestedingen per maand.

Tendermanagers hoeven veel minder diep in de organisatie te zitten, omdat ze zich alleen bezig houden met de aanbesteding zelf. Daarom wordt tendermanagement geregeld uitbesteed aan een extern bureau. Bij Corus Advies verzorgen we tendermanagement voor organisaties, waarbij we naast het schrijven van het plan van aanpak ook praktische zaken zoals documenten, deadlines en indienen coördineren. Om je daarmee alvast op weg te helpen schreven we de Papierwinkel deel 1 en deel 2. 

Heb je hulp nodig bij bid management of tender management? 

Strategisch advies voor de lange termijn of praktische hulp bij deze ene aanbesteding; Corus helpt je graag op weg. Hulp bij aanbestedingen nodig? Vraag René Meertens wat we voor je kunnen betekenen.