Het aanbestedingsproces stap voor stap uitgelegd. Ontdek hoe je succesvol inschrijft en meer kans maakt op gunning bij aanbestedingen.
Hulp nodig bij je inschrijving?
Het aanbestedingsproces: stap voor stap uitgelegd
Wanneer je als organisatie wilt werken voor een overheidsorganisatie of (semi)publieke instelling, kun je vaak niet om het aanbestedingsproces heen. Maar hoe werkt dit proces precies, welke stappen zijn er, en wat moet je doen om kans te maken op gunning? Op deze pagina leggen wij het helder uit, met praktische tips uit onze ervaring als tenderbureau.
Wat is het aanbestedingsproces?
Het aanbestedingsproces is de procedure waarbij (semi-)overheidsorganisaties opdrachten voor diensten, leveringen of werken openbaar in de markt zetten. Bedrijven mogen vervolgens inschrijven met een offerte of plan van aanpak. Het doel: transparantie, gelijke kansen voor alle partijen en de beste prijs-kwaliteitverhouding voor de opdrachtgever.
Waarom is het aanbestedingsproces belangrijk?
Voor inkopende partijen:
+ Het waarborgt eerlijkheid en transparantie.
+ Het helpt de beste leverancier te vinden.
+ Het zorgt dat belastinggeld doelmatig wordt besteed.
Voor inschrijvende partijen:
+ Het is dé manier om opdrachten bij overheden en publieke instellingen binnen te halen.
+ Het geeft toegang tot grote, langdurige contracten.
+ Het biedt een duidelijk speelveld waarin iedereen dezelfde kansen krijgt.
Wil je de volgende aanbesteding winnen? Dat vraagt om meer dan een mooie tekst. Met onze experts en een heldere visie halen we samen de aanbesteding binnen.
De belangrijkste stappen in het aanbestedingsproces
1. Voorbereiding door de aanbestedende dienst
De opdrachtgever stelt vast wat er nodig is en welke aanbestedingsprocedure daarbij past (openbaar, niet-openbaar, meervoudig onderhands, etc.).
2. Publicatie van de aanbesteding
De aanbesteding wordt aangekondigd, vaak via TenderNed. Hier vind je alle informatie: selectiecriteria, gunningscriteria, planning en de procedure.
3. Inschrijvingsfase
Bedrijven schrijven in door een plan van aanpak, offerte of andere gevraagde documenten in te dienen. Hier komt het aan op onderscheidend vermogen en kwaliteit.
4. Beoordeling
De aanbestedende dienst beoordeelt de inschrijvingen op basis van vooraf bekendgemaakte criteria, vaak prijs én kwaliteit (EMVI/BPKV).
5. Gunning
De beste inschrijving wordt gegund. Andere partijen ontvangen een gunningsbeslissing met toelichting.
6. Uitvoering en contractbeheer
Na ondertekening van de overeenkomst volgt de uitvoering. Ook hier gelden vaak prestatie-eisen en evaluaties.
Hoe kun je succesvol meedoen aan het aanbestedingsproces?
Succesvol inschrijven vraagt meer dan alleen voldoen aan de eisen. Belangrijke tips:
Begrijp de vraag achter de vraag: wat wil de opdrachtgever écht bereiken?
Vertaal je ervaring naar concrete bewijzen: gebruik voorbeelden, resultaten en cijfers.
Werk gestructureerd: gebruik een planning en verdeel verantwoordelijkheden in je team.
Investeer in kwaliteit: laat je inschrijving nalezen en aanscherpen door een tenderexpert.
Veelgestelde vragen over het aanbestedingsproces
Wat is het verschil tussen openbaar en niet-openbaar aanbesteden?
Bij een openbare aanbesteding mag iedereen inschrijven. Bij een niet-openbare procedure vindt eerst een selectieronde plaats. Lees hier meer.
Hoe vind ik aanbestedingen?
De meeste aanbestedingen in Nederland worden gepubliceerd op TenderNed.
Wat betekent EMVI of BPKV?
Dit zijn beoordelingsmethodieken waarbij niet alleen prijs maar ook kwaliteit zwaar weegt: Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) of Beste Prijs-Kwaliteitverhouding (BPKV).
Conclusie: maak van het aanbestedingsproces een kans
Het aanbestedingsproces is zorgvuldig ingericht om transparantie en kwaliteit te waarborgen. Voor bedrijven biedt het enorme kansen, mits je weet hoe je je onderscheidend presenteert.
Wil je meer weten over hoe jouw organisatie succesvol kan inschrijven? Neem contact met ons op en ontdek hoe wij je kunnen helpen bij het winnen van je volgende aanbesteding.