Wie zich oriënteert op opdrachten bij de overheid of publieke organisaties komt al snel twee termen tegen: aanbesteding en tender. Ze worden vaak door elkaar gebruikt, maar betekenen niet hetzelfde. Wat is nu precies het verschil? En wat betekent dat verschil voor jouw organisatie als je wilt inschrijven?
Hulp nodig bij je inschrijving?
Wat is een aanbesteding?
Een aanbesteding is het formele inkoopproces dat (semi-)overheden moeten volgen bij het inkopen van diensten, leveringen of werken. Dit proces is vastgelegd in wet- en regelgeving, zoals de Aanbestedingswet. Bij een aanbesteding bepaalt de aanbestedende dienst:
welke opdracht zij in de markt zet;
welke procedure wordt gevolgd (bijvoorbeeld openbare of niet-openbare aanbestedingsvorm);
welke eisen en gunningscriteria gelden;
hoe en wanneer inschrijvers mogen reageren.
De aanbesteding vormt dus het juridische en procedurele kader waarbinnen alles plaatsvindt. Kort gezegd: de aanbesteding is het spel en de spelregels.
Wat is een tender?
Een tender is het deel van de aanbesteding waarin jij als bedrijf daadwerkelijk inschrijft. Het is jouw aanbieding: de complete set documenten waarmee je laat zien dat jouw organisatie de beste keuze is voor de opdracht. De tender bestaat onder andere uit:
formele documenten (zoals het UEA);
de financiële inschrijving (prijs);
kwaliteitsdocumenten, zoals het plan van aanpak.
In de tender beantwoord je de vragen van de aanbestedende dienst en speel je in op de gunningscriteria. Hier laat je zien hoe je de opdracht gaat uitvoeren, hoe je kwaliteit borgt en welke meerwaarde je biedt. Kort gezegd: de tender is jouw zet binnen het spel.
Hoe hangen aanbesteding en tender samen?
Veel mensen zeggen in de praktijk “we doen mee aan een tender”, terwijl ze eigenlijk bedoelen dat ze deelnemen aan een aanbesteding. Dat is niet fout, maar het is wel goed om het onderscheid scherp te hebben; zeker bij het voorbereiden van je inschrijving. Je kunt het zo zien:
De aanbestedende dienst start een aanbesteding en publiceert deze via bijvoorbeeld TenderNed of Mercell.
Jij besluit om mee te doen en bereidt je tender voor.
Je dient de tender in binnen de kaders van de aanbesteding.
De aanbestedende dienst beoordeelt alle tenders en gunt de opdracht.
Zonder aanbesteding is er geen tender. En zonder sterke tender maak je geen kans binnen de aanbesteding.
Veelgemaakte misverstanden
“Een tender is hetzelfde als een aanbesteding.”
Niet helemaal. Een aanbesteding is het proces, een tender is de inschrijving binnen dat proces.
“De laagste prijs wint de tender.”
In de meeste gevallen niet. Bij EMVI-aanbestedingen wint de inschrijving met de beste prijs-kwaliteitverhouding.
“De aanbesteding bepaalt of je wint.”
De aanbesteding bepaalt de regels; jouw tender bepaalt of je wint.
Veelgestelde vragen over aanbesteding en tender
Wat bedoelt men met tenderen?
Tenderen betekent deelnemen aan een aanbesteding door een inschrijving (tender) in te dienen.
Is een tender altijd onderdeel van een aanbesteding?
Ja. Een tender bestaat alleen binnen het kader van een aanbesteding.
Kan een organisatie meerdere tenders indienen binnen één aanbesteding?
Nee. Per aanbesteding mag je meestal één inschrijving indienen, tenzij anders is toegestaan.
Hulp nodig bij het inschrijven?
Wil je hulp bij het voorbereiden van je tender binnen een aanbesteding? Neem contact met ons op. Wij begeleiden je graag naar een winnende inschrijving.