“De tour win je in bed”. Legendarische woorden van Joop Zoetemelk, waarmee hij bedoelde dat het winnen van de Tour de France niet alleen ligt aan de race zelf maar ook aan de voorbereiding. Als je wilt winnen helpt het als je goed slaapt, en dat je goed verzorgd en uitgerust aan de start verschijnt. Want wie zich goed voelt, presteert beter.
En in feite geldt dat voor iedere prestatie die je moet leveren. Als de omstandigheden goed zijn heeft dat direct effect op je handelen. Van uitslapen en sporten tot lekker eten en een avondje uit; wie goed voor zichzelf zorgt is productiever, creatiever en scherper.
Inschrijvingen met magnetronvoer
Maar dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Soms stroomt de agenda over met projecten, vragen klanten extra aandacht en komt er vervolgens óók nog een aanbesteding doorheen fietsen. Dan maar even een paar avonden doorhalen op kantoor met bedroevend magnetronvoer. Want de omstandigheden heb je niet altijd zelf in de hand. Toch?
Nou, dat is niet helemaal waar. Want aanbestedingen komen niet zomaar uit de lucht vallen. Integendeel: de meeste contracten hebben een vooraf vastgestelde looptijd, waarmee je die nieuwe publicatie vaak dus al vier jaar aan had kunnen zien komen. Voor een opdracht die belangrijk genoeg is had je tijd kunnen reserveren bij medewerkers. Of misschien zelfs al wat voorwerk kunnen doen. Want juist als een aanbesteding nog niet is gepubliceerd heb je nog de kans om in gesprek te gaan met een opdrachtgever en de behoeften en pijnpunten in de lopende samenwerking te ontdekken.
Aanbestedingen signaleren: Altura
Natuurlijk, je hebt ook een organisatie te runnen. En kunt dus niet iedere dag bezig zijn met toekomstige aanbestedingen. Maar het bijhouden van publicaties hoeft niet veel tijd te kosten. Het bijhouden van Tenderned en Mercell kan bijvoorbeeld al in een paar minuten per dag.
En dat bijhouden is sinds kort nog makkelijker geworden met Altura; een platform waarbij automatisch relevante aanbestedingen voor je organisatie worden gesignaleerd. Wie zich hiervoor aanmeldt ziet precies wanneer een contract afloopt, wie de vorige aanbesteding won en wat de details waren van de opdracht. Zo kun je zorgen dat medewerkers beschikbaar en goed geïnformeerd aan de start verschijnen. De basisversie is gratis, maar voor een klein bedrag krijg je extra waardevolle informatie over je concurrenten, begrotingen van overheden en een omgeving waarin je samen met collega’s aan de aanbesteding kunt werken.
De tender wacht op niemand
En die goede voorbereiding betaalt zich absoluut uit bij een inschrijving. Want meedoen aan een aanbesteding betekent niet alleen veel schrijven, maar ook belangrijke beslissingen maken. Welke meerwaarde kunnen we bieden, wat wordt de begroting en met welke propositie maken we het verschil? En dat allemaal met een hele strakke deadline. Wie deze keuzes onder tijdsdruk maakt komt in de regel niet tot de beste inschrijving.
Het opstellen van een inschrijving kan een monsterklus zijn. Besluit je twee weken voor gunning om mee te doen? Dan gaan alle schrijfuren, verantwoordelijkheden en keuzes ongetwijfeld veel stress opleveren. Maar zorg je dat je alle voorbereidingen treft, dan vergroot je je kans om te winnen aanzienlijk. Een aanbesteding win je in bed, zou onze kampioen zeggen.
