Voer je een opdracht uit voor een overheidsinstantie, dan is de kans groot dat je al eens te maken hebt gehad met een aanbesteding. Als je voor het eerst inschrijft op een aanbesteding is het allereerst goed te weten wat het nou precies is en welke aanbestedingsvormen er zijn.
Hulp nodig bij je inschrijving?
Wat is een aanbesteding?
Omdat het bij aanbestedingsopdrachten om publieke middelen (en vaak grote bedragen) gaat, moet de opdrachtgever aantonen dat de keuze voor een leverancier eerlijk en transparant tot stand is gekomen. Daarom wordt de opdracht (vaak) openbaar gepubliceerd en mogen meerdere bedrijven een voorstel indienen. Aanbesteden is dus een gestructureerde procedure waarbij een organisatie een opdracht in de markt zet en bedrijven mogen inschrijven om deze opdracht uit te voeren. De opdrachtgever vergelijkt vervolgens de inschrijvingen en gunt de opdracht aan de partij met de beste prijs-kwaliteitverhouding.
Waarom bestaan aanbestedingen?
Aanbestedingen hebben dus één belangrijk doel: eerlijk inkopen met publieke middelen. Wanneer een overheid een opdracht direct aan één leverancier zou geven, is het lastig om te controleren of dit ook echt de beste keuze was. Door meerdere partijen te laten inschrijven ontstaat:
transparantie
gelijke kansen voor leveranciers
betere prijs-kwaliteitverhoudingen
Daarom zijn aanbestedingen in veel gevallen verplicht voor overheden en semipublieke organisaties. In Europa gaat het bovendien om enorme bedragen. Jaarlijks wordt voor honderden miljarden euro’s aan opdrachten via aanbestedingen in de markt gezet.
De aanbestedingsvormen
Er zijn verschillende soorten aanbestedingsvormen. De keuze voor de procedure hangt onder andere af van de omvang van de opdracht, het aantal mogelijke aanbieders en de mate van concurrentie die de opdrachtgever wil organiseren. De meest gebruikte vormen zijn de openbare aanbesteding, de niet-openbare aanbesteding, de meervoudig onderhandse aanbbesteding en de Europese aanbesteding:
Bij een openbare aanbesteding mag iedere organisatie een inschrijving indienen. De opdrachtgever publiceert de opdracht en alle geïnteresseerde partijen kunnen direct een plan en prijs aanbieden. Deze vorm wordt vaak gekozen wanneer de opdrachtgever maximale transparantie wil en verwacht dat er voldoende geschikte aanbieders in de markt zijn. Het nadeel is dat er veel inschrijvingen kunnen binnenkomen, waardoor de beoordeling meer tijd kost.
Bij een niet-openbare aanbesteding bestaat de procedure uit twee fases. Eerst melden bedrijven zich aan in een selectiefase. Op basis van ervaring, referenties en geschiktheid kiest de opdrachtgever vervolgens een beperkt aantal partijen die een volledige inschrijving mogen indienen. Deze vorm wordt vaak gebruikt bij complexere opdrachten. De opdrachtgever kan zo vooraf selecteren op kwaliteit, waardoor alleen partijen met de juiste expertise een plan hoeven te schrijven.
Een meervoudig onderhandse aanbesteding is een procedure waarbij de opdrachtgever zelf een klein aantal bedrijven uitnodigt om een offerte of plan in te dienen. Deze vorm wordt vaak toegepast bij kleinere opdrachten of wanneer de opdrachtgever al goed zicht heeft op geschikte leveranciers. Het voordeel is dat het proces sneller en minder administratief zwaar is dan een openbare procedure.
Tot slot is er de Europese aanbesteding. Wanneer de waarde van een opdracht boven bepaalde Europese drempelbedragen uitkomt, moet de opdracht Europees worden gepubliceerd. Hierdoor krijgen bedrijven uit alle EU-lidstaten de kans om mee te dingen naar de opdracht. Het doel van deze procedure is om eerlijke concurrentie binnen de Europese markt te stimuleren en te voorkomen dat overheden alleen met nationale leveranciers werken.
FAQ over aanbestedingen
1: Wat is het verschil tussen openbare en niet-openbare aanbesteding?
Bij een openbare aanbesteding kan iedere organisatie direct inschrijven. Bij een niet-openbare aanbesteding is er eerst een selectiefase. Bedrijven melden zich aan en de opdrachtgever kiest een beperkt aantal partijen die een inschrijving mogen indienen. Het voordeel hiervan is dat alleen geschikte partijen deelnemen aan de procedure.
2: Hoe win je een aanbesteding?
Bij een BPKV-aanbesteding win je gechargeerd gezegd als je de beste prijs voorlegt en de beste score behaalt op de beoordelingscriteria. Het is dus belangrijk dat je een plan van aanpak indient waaruit blijkt dat je de vraag van de opdrachtgever goed begrijpt, je concreet beschrijft hoe je de opdracht uitvoert, je duidelijk maakt wat jouw organisatie onderscheidt en het belangrijkste: dat het plan precies aansluit op de beoordelingscriteria. Voordat je begint te schrijven is het handig te weten hoe een beoordelaar beoordeelt. Lees hier onze blog daarover.
3: Wat heb je nodig om in te schrijven op een aanbesteding?
Allereerst moet je jezelf ervan verzekeren dat je voldoet aan de gestelde eisen in het Programma van Eisen. Bovendien moet je kunnen voldoen aan de referentie-eis en beschikken over de gevraagde documenten en certificaten. Twijfel je of je voldoet? Neem dan gerust contact met ons op, zodat we mee kunnen kijken.
4: Wat zijn aanbestedingsregels?
De regels voor aanbestedingen zijn vastgelegd in de Aanbestedingswet en Europese richtlijnen. Deze regels bepalen onder andere:
wanneer een aanbesteding verplicht is
hoe een aanbesteding moet worden gepubliceerd
hoe inschrijvingen beoordeeld worden
hoe gelijke behandeling van leveranciers wordt gewaarborgd.