Wanneer je een aanbesteding schrijft, denk je al snel vanuit je eigen organisatie. Je beschrijft wat je doet, hoe je werkt en waarom je goed bent in je vak. Maar uiteindelijk wordt je inschrijving beoordeeld door mensen die vaak tientallen plannen moeten lezen. Zij bekijken jouw plan niet vanuit jouw organisatie, maar vanuit een beoordelingssystematiek. Wie begrijpt hoe die beoordeling werkt, schrijft een heel ander plan.
Hoe ziet het beoordelingsproces eruit?
Voordat we je een paar praktische tips gaan geven, is het eerst belangrijk te weten hoe het beoordelingsproces er uit kan zien. Elke aanbesteding is anders ingericht, maar de beoordeling vaak in drie stappen:
Individuele beoordeling
Een beoordelaar kan iemand zijn die goed bekend is met het vakgebied, maar het kan ook iemand zijn met minder inhoudelijke kennis van de dienst of het product dat jij aanbiedt. Denk bijvoorbeeld aan een beleidsmedewerker, projectleider of inkoper. Dat betekent dat jouw plan begrijpelijk moet zijn voor verschillende lezers. Elke beoordelaar leest het plan en geeft per criterium een score. Hierbij houden zij de gevraagde onderdelen uit het gunningscriterium aan, samen met de manier van beoordelen. Een toe te kennen score kan bijvoorbeeld zijn: onvoldoende / matig / voldoende / goed / uitstekend. Of een puntenscore binnen een bepaalde bandbreedte. Tijdens deze eerste beoordeling vormt iedere beoordelaar dus een eigen oordeel over de kwaliteit van jouw inschrijving.
Consensusoverleg
Daarna volgt vaak een consensusoverleg. In dit overleg bespreken de beoordelaars hun individuele scores en argumenten. Het doel is om tot één gezamenlijke beoordeling te komen. Dit betekent dat niet alleen jouw plan wordt besproken, maar vooral:
wat iedere beoordelaar eruit heeft gehaald
waar verschillen in interpretatie zitten
welke score het beste past bij de onderbouwing in het plan
Hier ontstaat dus een belangrijk effect: als iets niet duidelijk is opgeschreven, wordt het vaak ook niet meegenomen in de beoordeling of leidt dit zelfs tot minpunten omdat het verwarring of vragen oproept. Beoordelaars mogen namelijk alleen uitgaan van wat daadwerkelijk in de inschrijving staat.
Definitieve score
Na het consensusoverleg wordt de definitieve score vastgesteld. Deze score wordt vervolgens gecombineerd met de prijs, afhankelijk van de gekozen systematiek. Bijvoorbeeld:
Beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV)
fictieve korting op prijs
puntenverdeling prijs/kwaliteit
Het resultaat bepaalt de rangorde van inschrijvers.
Wat betekent dit voor jouw plan?
Wie weet hoe de beoordeling werkt, gaat anders schrijven. Zo lezen beoordelaars vaak veel plannen achter elkaar. Als jouw plan onduidelijk is of belangrijke informatie verstopt zit, is de kans groot dat het simpelweg niet wordt gezien. Zorg dus voor:
Duidelijke structuur: houd hierbij de indeling van de gestelde vragen aan en het liefst ook diezelfde bewoording.
Korte alinea’s en korte zinnen: dit houdt het overzichtelijk voor de beoordelaar en voorkomt dat deze verzand in teveel informatie.
Concreet antwoord op de vraag – dus zet de kern het liefst vooraan.
Geen overbodige informatie, tenzij dit van extra meerwaarde is natuurlijk, dan levert het (vaak) bonuspunten op.
Zorg voor een duidelijke rode draad, want niks leest zo lekker als een goed gestructureerd verhaal met een duidelijke kop en staart. Dit helpt de beoordelaars om jouw aanpak gemakkelijk te begrijpen én te onthouden. En precies dat laatste is weer van belang bij het consensusoverleg waar de beoordelaar juist jouw punten van meerwaarde moet verdedigen bij collega’s.
Het belang van een goede onderbouwing.
Belangrijk om te weten: beoordelaars zoeken naar bewijs. Dus niet alleen “Wij leveren hoge kwaliteit.” Maar juist concrete werkwijzen, voorbeelden uit eerdere (vergelijkbare) projecten, resultaten of cijfers en duidelijke procesbeschrijvingen. Zorg voor een dichtgetimmerd verhaal die geen vragen meer oproept. Oftewel: een SMART inschrijving.
Bonustip: onderschat de vormgeving van je plan niet
Tot slot nog een aspect dat vaak wordt onderschat: de vormgeving van je inschrijving. En dit herken je vast wel, want als deze pagina in HTML was opgemaakt, was je nu ook al lang afgehaakt. Het gebruik van kleur, kaders, quotes en fotografie doet nou eenmaal heel veel voor de tekstbeleving. Wanneer een plan visueel goed is opgebouwd, helpt dat de beoordelaar als het ware door de tekst heen. Belangrijke onderdelen vallen sneller op en de rode draad blijft beter hangen. Zeker tijdens het consensusoverleg, waar beoordelaars hun indrukken met elkaar bespreken, kan een helder en goed gestructureerd plan ervoor zorgen dat jouw aanpak makkelijker wordt uitgelegd en onthouden.
Benieuwd hoe zo’n plan van aanpak er ongeveer uit kan zien? Download hier ons eigen voorbeeld.
Uiteindelijk draait het om één vraag
Elke beoordelaar probeert tijdens het lezen antwoord te krijgen op dezelfde vraag: “Waarom is deze partij de beste keuze voor deze opdracht?”. Als jouw plan daar helder en overtuigend antwoord op geeft, vergroot je je kans op een hoge score aanzienlijk.
