Van de week sprak ik een bestuurlijk ambtenaar. Deze maand was hij bezig geweest met een aanbesteding, maar die was naar eigen zeggen puur voor de vorm. Want hij wist nu al wie hij ging kiezen. Ze werken namelijk al jarenlang met een vertrouwde partij die uitstekende kwaliteit leveren voor een prima prijs. Er zijn wel concurrenten, maar die staan in schril contrast met de huidige leverancier. De oplossing? Een bureau inschakelen om een aanbesteding op te stellen die aan alle regels voldoet, maar daarnaast wel de ruimte biedt om te gunnen aan de partij die ze willen.
Later sprak ik aan de telefoon een partij die wilde inschrijven op een aanbesteding. Een lokale partij, die voor deze aanbesteding de gunfactor heeft vanuit de aanbestedende dienst, maar alleen nog even door de mallemolen moet. Even zorgen dat ze aan alle vinkjes voldoen, en een inschrijving opstellen die in ieder geval niet door onder de ondergrens zakt. De oplossing? Een bureau inschakelen om een inschrijving op te stellen die aan alle criteria voldoet, maar die beoordelaars alle ruimte biedt om aan hen te gunnen.
De kaarten op tafel
Twee mensen aan beide kanten van de tafel, en alle kaarten die ze opgooien puur formaliteit. Eigenlijk schrijft het inkoopbureau voor het tenderadviesbureau, en het tenderadviesbureau voor het inkoopbureau. Zolang beide partijen keurig de regels volgen en de illusie van een gelijk speelveld hoog houden, zijn de inkoper en de inschrijver weer gerustgesteld dat ze aan het eind van de rit weer met elkaar verder kunnen.
Natuurlijk vertellen we onszelf dat de aanbestedingswereld anders werkt. Dat er écht een gelijk speelveld wordt gecreëerd. En dat concurrentie helpt om de markt kwalitatief, rendabel en innovatief te houden. Maar kijk eens eerlijk naar de praktijk. Hoe vaak is het spel achter de schermen niet gewoon al beslist? Hoe vaak hebben inkopers niet allang besloten met wie ze in zee willen, en moeten inschrijvers met de beste bedoelingen en plannen het doen met een vriendelijk bedankje voor de moeite?
Je gaat je toch afvragen of het nodig is dat er in dit land jaarlijks kruiwagens aan belastinggeld opgaan aan inkopers en adviesbureaus, om vervolgens organisaties kostbare tijd en middelen te laten steken in inschrijvingen die toch geen schijn van kans maken.
De tafel dichttimmeren
Ik hoor je denken: aanbestedingen zijn toch juist bedoeld om vriendjespolitiek tegen te gaan, en iedereen een eerlijke kans te bieden? En hebben we niet allerlei aanbestedingswetten die ons hiertegen beschermen? Zeker. En daar ligt nu precies het probleem. De meeste aanbestedingsdocumenten zitten dusdanig goed in elkaar dat je er als inkoper heel makkelijk mee wegkomt. Laat kwaliteit zwaar meewegen en gebruik vage termen als ‘zeer veel meerwaarde’ in je beoordelingscriteria, en je hebt in principe een vrijbrief om te kiezen wie je wilt. In plaats van toegeven dat je een voorkeur hebt, kun je je hier in Nederland verschuilen achter ondoorzichtige termen en methodes. Hoe meer je de tafel dichttimmert, hoe moeilijker het te zien is wat daaronder allemaal gebeurt.
Kaarten op een glazen tafelblad
Het is naïef om te denken dat iedereen ook daadwerkelijk een eerlijke kans maakt. En hoe erg is dat? Ik bedoel; kun je het inkopers kwalijk nemen dat ze graag kiezen voor de schoonmaker, schilder of cateraar waar ze al jarenlang goed mee samenwerken?
Soms vraag ik me af of we in sommige gevallen niet af moeten van het standaardmodel, en toe moeten naar een right-to-challenge-model voor inschrijvers. Waarom iedere paar jaar weer onnodig paniek zaaien bij je vaste leverancier en ijdele hoop creëren bij de concurrenten? Geef gewoon toe dat je graag blijft werken met je huidige schoonmaker, schilder of cateraar. Dan weet iedereen waar ze aan toe zijn. Denkt een concurrent het toch beter te kunnen? Laat ze dan maar een plan van aanpak indienen waarin ze vertellen waarom de huidige leverancier tekortschiet, en overtuigend weten te brengen hoe ze het beter gaan doen.
Natuurlijk zijn genoeg aanbestedingen doorgestoken kaart. Maar dat ga je niet oplossen met scherpere aanbestedingsregels en beoordelingsmethodes. Het heeft geen zin om de tafel nog verder dicht te timmeren. Speel liever op een glazen tafel, zodat iedereen ziet hoe het spel gespeeld wordt. Want de eerste stap naar een gelijk speelveld is toegeven hoe ongelijk ie eigenlijk is.
