Hoe win je een wedstrijd waarvan je de regels nog maar net begrijpt? Toen ik begon als planschrijver bij Corus, stond ik midden op het speelveld van aanbesteden – zonder warming-up. Wat ik al snel heb geleerd, is dat het geen exacte wetenschap is, maar een strategisch spel. En juist dát maakt het zo fascinerend.
Wat ik heb geleerd over aanbesteden
De wereld van aanbesteden lijkt op het eerste gezicht overweldigend, bijna intimiderend zelfs. Vooral als je net je eerste stappen zet op onontgonnen terrein. Vaktermen, juridisch jargon, regels en processen. Er wordt verwacht dat je precies weet waar het over gaat. Gelukkig word ik als planschrijver omringd door zeer kundige en ervaren collega’s. Elke dag zijn we als team bezig met het schrijven van aanbestedingsplannen voor onze klanten, en alles wat daarbij komt kijken. Op die manier heb ik mijzelf het aanbesteden razendsnel eigen kunnen maken. Maar als dit niet je dagelijkse werk is, blijft het toch lastig om het spel echt helemaal onder de knie te krijgen en de winst binnen te halen.
Topsport
“Aanbesteden is topsport” zegt mijn collega, en oprichter van Corus, René altijd. En dat is het zeker. En als beginner direct meedoen met The Champions League vraagt nogal wat van je. Een dosis doorzettingsvermogen, focus en de juiste mensen met de juiste kennis om je heen. En dan elke wedstrijd er samen weer vol tegenaan. Er is eigenlijk geen moment waarop je even achterover kunt leunen. En dát maakt het nou ook zo onwijs interessant. Door altijd te blijven gaan voor het maximaal haalbare, en met minder geen genoegen te nemen, kom je samen tot de beste strategie om de opdracht binnen te halen.
De vraag achter de vraag
Een goede strategie is de basis van elk goed plan. En dat begint met tussen de regels door lezen: wat vraagt een aanbestedende dienst nou echt? Ontzorgen betekent ‘ik wil geen gedoe’. Efficiency betekent ‘besparen’. En Innovatie betekent ‘we willen veranderen’. De vraag achter de vraag spreekt boekdelen, en biedt ruimte om jouw oplossing strategisch aan te laten sluiten.
Mensenwerk
Elke aanbesteding gaat uiteindelijk over mensen: beveiligers voor ontheemde vluchtelingen, onderwijs voor defensiepersoneel of een stabiele internetverbinding om drinkwatervoorzieningen aan burgers goed te laten draaien. Er wordt altijd gezocht naar een oplossing voor een vraagstuk waar mensen aan te pas komen. Ook de persoon die de aanbesteding uitschrijft, hoe formeel het ook allemaal klinkt, is gewoon iemand die z’n werk doet en graag ziet dat er een goede oplossing wordt geboden. Door te schrijven alsof je van mens tot mens praat krijgt je plan een eigen identiteit en laat je zien waar je als inschrijver voor staat.
Aanbesteden is geen wetmatigheid
Lees een leidraad en het ziet eruit als een dichtgetimmerd juridisch keurslijf. Maar dat is het niet. Het is elke keer weer een puzzel die opgelost moet worden. Er is niet 1 antwoord mogelijk, maar wel 1 antwoord dat de meeste punten oplevert. Daar zit de ruimte en creativiteit om het plan zo te schrijven dat je opvalt, de beste oplossing biedt en echte toegevoegde waarde levert. Lees met die gedachte nog eens die leidraad en vind de puzzelstukjes waar je zelf mee aan de slag kunt.
Zesde zintuig
Als planschrijver heb ik het geluk te werken met collega’s met specialistische kennis, ervaring en een zesde zintuig. Soms zie je op papier een goed plan, en tóch zegt iets in je: dit gaat 'm niet worden. Die intuïtie is vaak gebaseerd op ervaring. Bij Corus toetsen we niet alleen de inhoud, maar ook de strategie erachter: past deze aanbesteding wel echt bij deze klant? Hebben we de lat hoog genoeg gelegd? We blijven onszelf constant afvragen of we op de juiste weg zitten. Dat houdt ons scherp en zorgt dat we het proces blijven beïnvloeden, in het voordeel van de inschrijver.
Het antwoord op de vraag wint nooit
Een plan dat exact voldoet aan de vraag eindigt nooit als winnaar. Want precies doen wat er gevraagd wordt kan iedereen. Laat juist zien dat je onderscheidend bent, verrast met de keuze voor een oplossing en extra service of diensten levert. Dat is waar het hart van de beoordelaar sneller van gaat kloppen: meerwaarde. De lezer voelt zich begrepen en serieus genomen. In een wereld vol regels en randvoorwaarden blijft dit mijn belangrijkste les: het verschil maak je niet door exact te doen wat er gevraagd wordt – maar door te laten zien wat je écht toevoegt.
