Stel. Je bent inschrijver, en de gemeente heeft een aanbesteding uitgeschreven met Personeel als belangrijk gunningscriterium. Hier wordt gevraagd om een cv aan te leveren van de relatiebeheerder, waar je afhankelijk van de ervaring en kwaliteiten een onvoldoende, voldoende, goed of uitstekend scoort. Ga je dan eerlijk zijn, en die nieuwe en onervaren medewerker voorstellen die je wilt gaan inzetten? Of draag je die vertrekkende topmedewerker aan, waarvan je weet dat ze weg is voordat het contract ingaat?
KPI's? Meten is meten
Er is een soort ongeschreven regel onder inschrijvers dat dit moet kunnen. Opdrachtgevers kunnen namelijk niet eisen dat een medewerker die je voorstelt na gunning ook bij je aan het werk is. Mensen gijzelen is nog altijd strafbaar in dit land.
Een leugentje om bestwil, omdat je personeel toch niet in de hand hebt. Maar wat is het verschil met andere factoren? We kunnen nou moeilijk zeggen dat we die wel in de hand hebben. Eén verkeerde vleermuis en de wereld ligt twee jaar op z’n gat, één tiran met territoriumdrift en we zitten zonder graan, gas en olie.
Beloftes in de aanbesteding maak je om onderuit te komen
Hoe ver ga je in je beloftes? In de praktijk kun je met een hoop wegkomen. Want prijzen, producten en planningen zijn afhankelijk van heel veel factoren. En laten we eerlijk zijn; contractmanagement is nu niet bepaald het sterkste punt van aanbestedende diensten. Zoveel gesteggel over punten en komma’s in de leidraad, zo weinig controle is er zodra de opdracht eenmaal loopt.
Sommige inschrijvers weten dat in hun voordeel te gebruiken. Schrijven bijvoorbeeld in met een laag uurtarief, en boeken gewoon structureel wat extra uren zodra de opdracht loopt. Of benoemen in hun inschrijving de ambitie om hun wagenpark te verduurzamen omdat ze toch weten dat de aanbestedende dienst daar nooit meer op terugkomt. Inschrijvers pakken de ruimte die ze geboden wordt. Doe je dat niet, gaat de opdracht naar de concurrent.
Leugenaars worden beloond en eerlijkheid bestraft
Nieuwkomers in de aanbestedingswereld zijn huiverig om beloftes op te schrijven die ze misschien niet waar kunnen maken. Ambities worden zorgvuldig geformuleerd, in de overtuiging dat een inschrijving wordt ingelijst bij de opdrachtgever op kantoor. Maar de inschrijvers die al langer meelopen weten precies waar ze wel en niet mee wegkomen. Je zou denken dat een inschrijving – toch een soort script van de toekomstige samenwerking – er tijdens de opdracht regelmatig bij wordt gehaald om te kijken of iedereen z’n rol nog scherp heeft. Maar die inschrijving belandt onderin de la zodra de gunning definitief is. Het resultaat is dat leugenaars worden beloond en eerlijkheid wordt bestraft. Nice guys finish last.
Inkopers: bewaak het fort eens wat beter
Dus terwijl de inkoper de strengste eisen hanteert in lettertypes, marges en regelafstand, kraait de contractmanager nergens meer naar zodra je eenmaal binnen bent. Volgens mij is dat een belangrijke reden dat veel ondernemers de aanbestedingsprocedure als een wassen neus zien. Natuurlijk, je hebt niet alles in de hand, maar er zijn echt wel beloftes waar je zelf in kunt sturen en aan gehouden mag worden. Zonder druk van de opdrachtgever gaat dat niet gebeuren. Misschien hebben we geen behoefte aan steeds strengere poortwachters, maar mag het fort zelf af en toe gewoon wat beter bewaakt worden.
