We konden er de afgelopen maand niet omheen. Er is een vreemde trend om steeds meer A4 uit te vragen. Een greep uit de stukken die er de afgelopen weken uitsprongen:
Eindhoven Airport zocht een partij die passagiers kan ondersteunen die minder goed ter been zijn, om te zorgen dat zij zonder problemen bij de juiste gate te komen. Beschikbare ruimte: 26 A4.
Openbaarvervoersbedrijf GVB zocht een partij voor bouwkundig onderhoud, met een leidraad van 54 pagina’s en 19 bijlages. Beschikbare ruimte: 28 A4.
Letterlijk terwijl ik deze blog zat te typen belde een organisatie of we kunnen helpen met een opdracht voor taxistandplaatsen bij Schiphol. Beschikbare schrijfruimte: 34 A4.
Blijkbaar zijn er 34 pagina’s nodig om Schiphol te overtuigen van “een hoogwaardige en consistente taxidienst, met nadruk op klantenservice, flexibiliteit en efficiëntie”. Als de chauffeurs zelf net zo langdradig zijn, gaan dat nog dure ritjes worden.
Dan maar niet inschrijven..
Voor alle drie de aanbestedingen klopten inschrijvers bij ons aan voor ondersteuning. Want bij hen was er intern natuurlijk niemand die zo snel de tijd (en zin) kon vinden om dertig pagina’s te typen. Maar professionele schrijvers betaal je meestal per pagina. En dat kostenplaatje stond niet in verhouding tot de grootte van de opdracht. Dus besloten ze allemaal om niet in te schrijven.
Voor inkopers is het hun dagelijks werk om ellenlange leidraden op te stellen. Maar voor commerciële organisaties geldt dat zij de inschrijving vaak tussen de bedrijven door schrijven. Of nou ja, eigenlijk zelfs daarbuiten: meestal is het ploeteren in de avonden, weekenden en vakanties om de volgende opdracht zeker te stellen.
Het is per opdracht kijken of het past in de planning, en of de investering opweegt tegen de risico’s en de winkansen. Met allerlei administratieve valkuilen en gemiddeld zo’n 10.000 euro per plan is iedere inschrijving weer een gok. Als het aantal A4 dan ook nog verdrievoudigt, betekent dat wel een hele grote gok..
Win, win, win
Ik hoorde laatst een inkoper verzuchten dat er steeds minder inschrijvingen binnenkomen. Niet heel gek als de lat zo hoog wordt gelegd. En ook voor de inkoper zelf lijkt het ons niet heel inspirerend om 10 plannen van 34A4 door te lezen.
Dus inkopers: probeer je ambities op de juiste onderdelen in te zetten. Vraag minder A4 uit, stel kritische vragen en wees duidelijk in wat je verwacht van inschrijvers. De kans is groot dat meer partijen zich dan aandienen, dat er betere plannen worden geschreven en dat je een opdrachtnemer aan je bindt die geweldige kwaliteit levert. En bovendien; je eigen werk wordt er ook nog eens leuker van. Win win win!
