Bel een adviseur 010 307 6344

8 open deuren om de volgende aanbesteding wél te winnen

Een gewonnen aanbesteding kan u een grote nieuwe opdracht opleveren. Maar inschrijven is een hoop gedoe en de kans op winst is onzeker. Wij presenteren daarom 8 open deuren die zó vanzelfsprekend zijn dat veel inschrijvers ze vergeten in te trappen.

1. De meeste beoordelaars zijn geboren na 1900

U hebt uw collega’s op Facebook, zit met klanten in groepswhatsapps en voert salesgesprekken via Skype. De communicatie tussen bedrijven wordt steeds informeler, maar bij aanbestedingen gebruiken we opeens weer de ganzenveer. ‘Heden ten dage’, ‘onontbeerlijk’ en ‘niettegenstaande’: zo wordt het natuurlijk nooit een pageturner.

Houd in gedachten dat de beoordelingscommissie op één dag meerdere plannen moet lezen. Sus ze dus niet in slaap, maar gebruik normale taal, korte zinnen en zeg gewoon wat u bedoelt.

2. Bereid u voor op de paarse krokodillen

Wie voor het eerst gaat inschrijven op een aanbesteding belandt in een bureaucratisch oerwoud. Trap niet in de valkuil om die bureaucratie voor u uit te schuiven: het aanvragen van een Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA) alleen al kan weken duren. En het verkeerd invullen van documenten zoals een Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) kan u duur komen te staan. En zo kunnen we nog wel even doorgaan.

Laat u van tevoren dus goed informeren en schakel desnoods externe expertise in bij het indienen. Want het zal niet de eerste keer zijn dat een procedurele fout een goede inschrijving verpest.

3. Het draait niet alleen om u

Maar weinig mensen zijn blij met een date die de hele avond over zichzelf praat. Als u op zoek bent naar een klik, zijn beide tafelgenoten even belangrijk. Dat is niet anders bij een aanbesteding: u wilt aantonen dat uw aanbod perfect aansluit bij de vraag van de aanbestedende dienst. Dan helpt het als u laat zien dat u moeite hebt gedaan.

Steek daarom niet direct hetzelfde verkooppraatje af. Verdiep u eerst in de organisatie, maak een treffende analyse en laat zien dat u de uitvraag snapt. Dat gaat bonuspunten opleveren.

4. Wees op tijd!

‘De brug stond open’ werkt niet bij inkopers. Begin dus op tijd met inlezen en schrijven. Alle tijd die u nu niet benut, gebruikt de concurrent wel om de uitvraag te doorgronden, strategische keuzes te maken en slim te formuleren. Plan ook het indienen zelf in ieder geval een dag van tevoren: TenderNed, Negometrix en Commercehub hebben namelijk wel eens kuren. Een technisch mankement is geen geldig excuus.

Voorkom last-minute stress en verspilde kosten en houd vast aan een ruime planning. Eén seconde te laat is namelijk al genoeg om uw inschrijving niet mee te nemen.

5. Van u gaan er geen dertien in een dozijn

Belooft u de beste kwaliteit, een proactieve houding en ontzorging in het proces? Gefeliciteerd: u biedt precies hetzelfde als al die andere inschrijvers. Probeer in gedachten eens uit uw bedrijf te stappen en uw inschrijving nog eens te lezen. Wat doet u anders dan de concurrent? Wat is nu echt de meerwaarde van uw bedrijf?

Onthoud: het gaat er niet om wat u de afgelopen jaren hebt gedaan, maar wat u de komende jaren gaat doen. Wees creatief en durf risico’s te nemen: met de meest gemiddelde inschrijving wint u sowieso niet.

6. Geen wóórden maar daden

‘We gaan op zoek naar’, ‘we kunnen zorgen dat’ en ‘wij proberen in elk geval’…: het klinkt als die vriend die altijd een dag van tevoren zijn afspraak afzegt. Een ervaren inkoper voelt ook nattigheid als hij dit soort loze beloftes leest. Vertel liever wat u gaat doen, hoe u borgt dat alle beloftes worden ingelost en wat u doet als de resultaten niet worden gehaald.

Formuleer daarom zo SMART mogelijk wat u gaat doen: wees specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Want over SMART valt niet te twisten.

7. Vragen staat vrij

Aanbestedingen zijn bedoeld om het aanbod zo veel mogelijk op de vraag aan te laten sluiten. Maar dat wordt natuurlijk lastig als de vraag niet duidelijk is. Het is de verantwoordelijkheid van de aanbestedende dienst om een duidelijke uitvraag te schrijven. Met de Nota van Inlichtingen krijgt u gelegenheid om elke onduidelijkheid de wereld uit te helpen.

Is de uitvraag verwarrend? Overlappen de gunningscriteria? Ziet u een mogelijke fout? Loop geen punten mis met een verkeerde aanname en durf te vragen.

8. De uitvraag is heilig

De uitvraag is meer dan een richtlijn: het is uw Bijbel voor de komende weken. In de aanbestedingsleidraad staat namelijk precies wat de aanbestedende dienst wil horen, hoeveel A4 u hiervoor hebt en waar uw inschrijving op wordt beoordeeld. Alle informatie die u extra vertelt is leuk, maar levert niet per se punten op. En neemt ook nog eens kostbare ruimte in beslag, die de concurrent wél gebruikt om de vraag te beantwoorden.

Simpel gezegd: wie de vragen het beste beantwoordt in het aantal beschikbare pagina’s, die wint. Zie de uitvraag dus als een vragenlijst, en beantwoord elke vraag stuk voor stuk in uw inschrijving.

Komt u er nog steeds niet uit?

Corus Advies schrijft dagelijks in op aanbestedingen en ondersteunt bij subsidie-advies. Neem contact met ons op als u hulp kunt gebruiken bij het analyseren van de uitvraag en het schrijven van de winnende offerte.

Johan Stolk

Analytische creatieveling. Kei in het herkennen van holle frasen. Bijt zich vast in de materie, tot er niets meer te analyseren valt. Dan slaat hij aan het schrijven.

Meer weten? 06 2199 0384 johan@corusadvies.nl
Lees ook

In 3 stappen de aanbestedende dienst voor u winnen

Jolien Langejan

In een ‘gewoon’ verkoopgesprek lukt het prima om uw product of dienst te verkopen. Waarom lukt dat dan niet zo lekker als het op papier moet? In deze blog laten we zien hoe u in 3 stappen de aanbestedende dienst voor u kunt winnen met een inschrijving.