De huidige overeenkomst die de Universiteit Utrecht (hierna: “UU”) voor de dranken- en snackvoorzieningen heeft, loopt binnenkort af. Om deze reden is de behoefte ontstaan om deze voorzieningen, inclusief de levering van de bijbehorende producten en dienstverlening, aan te besteden en onder te brengen binnen een nieuwe overeenkomst.
In de voorbereiding op deze aanbesteding heeft de UU een visiedocument voor de dranken- en snackvoorzieningen vastgesteld. In dit visiedocument is de volgende visie opgenomen:
“Eten en drinken brengt mensen samen. Door koffiemachines van verschillende kwaliteitsniveaus op tactische locaties te plaatsen, versterken we de hechte gemeenschap en de kans op toevallige ontmoetingen. Het aanbod is verantwoord en duurzaam geproduceerd over de hele keten. De warme dranken worden kwalitatief goed beoordeeld en zijn acceptabel geprijsd, zowel voor de medewerkers van de universiteit als voor de student en gasten.”
Vanuit deze visie zijn voor deze aanbesteding de volgende specifieke doelstellingen afgeleid:
• Het realiseren van een aanbod aan dranken- en snackvoorzieningen dat over de hele keten verantwoord en duurzaam is geproduceerd. Dit betekent een fairtrade, biologisch en (gedeeltelijk) plantaardig assortiment (waaronder havermelk en vegan snacks).
• Het realiseren van een acceptabele prijs van warme dranken voor zowel de UU zelf als de afnemers van de betaalde warme drankenvoorziening (studenten, medewerkers, en gasten).
• Het aanbieden van warme dranken die goed worden beoordeeld door de afnemers. Met het oog daarop zullen de afnemers mogen kiezen tussen koffie van twee verschillende soorten koffiebonen van de opdrachtnemer door middel van een smaaktest. In paragraaf 15 en in Bijlage 8 kunt u meer informatie vinden over deze smaaktest. Daarnaast zal ook tijdens de looptijd van de overeenkomst minimaal 2 keer per jaar een proeverij uitgevoerd worden (zie eis 3.6 uit Bijlage 1).
• Het realiseren van een aanbod aan dranken- en snackvoorzieningen, waarbij de opdrachtnemer er zorg voor draagt dat het aanbod aan dranken- en snackvoorzieningen aansluit bij de specifieke vraag en eisen vanuit de afnemers. Hieronder valt ook de zorg voor het naar behoren functioneren en schoon houden van de dranken- en snackvoorzieningen.
De scope van de opdracht
De duurzame dranken- en snackvoorzieningen binnen de UU bestaan op hoofdlijnen uit de volgende onderdelen:
• Het leveren, installeren en inrichten van de (basis en luxe) warme drankenautomaten, inclusief onderkasten, een betaalsysteem en aanverwante aankleding zoals achterpanelen. Dit betreft onder andere het aanbieden van een gevarieerd aanbod aan warme dranken, bestaande uit:
o Een basis warme drankenvoorziening (circa 233 automaten), die gratis is voor medewerkers en waarbij studenten en gasten voor een bescheiden (door de UU vastgesteld) bedrag een warme drank kunnen afnemen. De aangeboden consumpties (waaronder de geselecteerde koffieboon) worden in afstemming met de UU bepaald. Zie Bijlage 5 voor het overzicht van de huidige basis warme drankenautomaten en Bijlage 7 voor de afrekenmethodiek;
o Een luxe warme drankenvoorziening (circa 19 automaten), waarbij alle afnemers zelf betalen en waarbij het de gecontracteerde opdrachtnemer vrij staat om de aangeboden consumpties en consumptieprijs vast te stellen. De UU staat garant voor de break-even omzet van deze 19 automaten, alle omzet daarboven is voor opdrachtnemer. Zie Bijlage 6 voor het overzicht van de luxe warme drankenautomaten en Bijlage 7 voor de afrekenmethodiek. Na goedkeuring door de UU mag de gecontracteerde opdrachtnemer, naast de bovengenoemde basis- en luxe warme drankenautomaten, aanvullende luxe warme drankenautomaten leveren, installeren en inrichten op tactische locaties. De kosten en opbrengsten van deze automaten zijn voor opdrachtnemer.
• Het leveren, installeren en inrichten van snack- en frisdrankautomaten, inclusief een betaalsysteem, waarbij alle afnemers zelf betalen en waarbij de gecontracteerde opdrachtnemer de aangeboden consumpties zelf bepaalt. De opdrachtnemer mag daarnaast, binnen bandbreedtes, de consumptieprijzen zelf bepalen (zie Formulier A, G1-III). Wel wordt verwacht dat opdrachtnemer stuurt op een (gedeeltelijk) aanbod van gezondere en duurzame producten in de snack- en frisautomaten. Na goedkeuring door de UU mag de opdrachtgever deze automaten leveren, installeren en inrichten op tactische locaties. De kosten en opbrengsten van deze automaten zijn voor de opdrachtnemer.
• Het leveren van full operational service voor alle automaten. Dit houdt in: dagelijkse en periodieke verzorging (schoonmaken, bijvullen, onderhoud en voorraadbeheer) en het verhelpen van storingen;
• Het leveren van losse theezakjes;
• Het duurzaam afvoeren van afvalstoffen;
• Het bijplaatsen, herplaatsen, vervangen en retourneren van automaten;
• Het beschikbaar stellen van een online omgeving voor het inzien van managementinformatie, en managementrapportages;
• Het periodiek testen van de kwaliteit van de dienstverlening;
• Het adviseren over het verbeteren en verduurzamen van de dienstverlening en participatie in samenwerkingsverbanden gericht op dit onderwerp, waaronder de Facilitaire Alliantie Universiteit Utrecht en de proeftuinen van UUlabs (zie: https://www.uu.nl/organisatie/uulabs).
De geraamde waarde van de opdracht bedraagt € 1.540.000,- exclusief btw per jaar. Deze waarde is gebaseerd op de waarde in de afgelopen jaren en de verwachte waarde gedurende de looptijd van de overeenkomst.
Is dit een klus voor jullie? Dan helpen wij graag deze opdracht binnen te halen! Bekijk de totale aanbesteding op TenderNed of ga met ons in gesprek om deze opdracht binnen te halen.
Interessante aanbestedingen
De overheid is continu op zoek naar partners om Nederland nog schoner, veiliger en innovatiever te maken. Wij speuren door de stapel en pikken er wekelijks de mooiste opdrachten uit. Zit er iets tussen? Neem contact op en ontmoet ons winnende team.