ICT Werkomgeving Rijk (IWR) is één van de Rijksbrede inkoopcategorieën. Onder de scope van IWR valt alle ICT voor in de (Rijks)kantoren en de medewerkers van het Rijk, inclusief de telefonie- en videovergaderoplossingen.
Een doel van een Rijksinkoop categorie is ervoor te zorgen dat de afnemers van deze inkoopcategorie binnen het Rijk doelmatig en rechtmatig onder contracten kunnen inkopen. Inkoop wordt hierbij niet gezien als een éénmalige actie maar als een continu proces. De Categorie IWR is verantwoordelijk voor het in kaart brengen en houden van de strategische vraag van al haar afnemers en relevante inkoopmarkten. Dit leidt tot (veelal Europese) aanbestedingen die in opdracht van de Categorie IWR door het Inkoop uitvoeringscentrum EZK (hierna: IUC), onderdeel van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat, worden uitgevoerd. Ook verzorgt de Categorie IWR het contractmanagement op de in opdracht van de Categorie IWR verworven contracten.
Doelstellingen van de aanbesteding betreffen:
Realisatie van Raamovereenkomsten voor de levering van AV-middelen en daarbij horende Diensten;
Flexibiliteit en actualiteit in de Raamovereenkomsten om functionele, organisatorische en (product-) technische ontwikkelingen op gebied van AV-middelen en daarbij horende Diensten te kunnen volgen;
Ontzorging van de Deelnemers doordat Opdrachtnemers steeds tijdig (voldoende capaciteit) Prestaties (kunnen) leveren;
Realisatie van een competitief en beheersbaar prijs- en kwaliteitsniveau gedurende de looptijd van de Raamovereenkomsten;
Realisatie van kaders in de Raamovereenkomsten voor snelheid en transparantie in zowel het projectmatige proces (Integraal werkend opleveren) door Opdrachtnemer als het operationele leverproces;
Bijdragen aan de duurzaamheidambities van de Rijksoverheid en de Deelnemers;
Gebruik kunnen maken van AV-middelen en Diensten die in overeenstemming zijn met wet- en regelgeving en rijksbeleid op het gebied van security, privacy en duurzaamheid.
De scope van de opdracht
De reikwijdte van de aanbesteding is:
a) Het Integraal werkend opleveren van AV-middelen.
Het per betreffende Vergaderruimte en per betreffend AV-middel, adviseren, ontwerpen, programmeren, configureren, leveren, installeren, afregelen, bedrijfsklaar opleveren, instrueren, beheren en onderhouden van de beoogde AV-middelen. Verder behoren hiertoe alle werkzaamheden, onderdelen, licenties en hulpmaterialen, benodigd voor de totstandkoming van een goede, compleet afgewerkte, gebruiksklaar- en bedieningsvriendelijke AV-middel en een daarmee ingerichte Vergaderruimte en leidende tot een vooraf overeengekomen eindresultaat op gebied van AV-middelen. Het inrichten kan mede omvatten de levering en plaatsing van bijbehorend meubilair, voor zover hiervoor niet reeds bij een Deelnemer contractuele verplichtingen bestaan. Dit kan betrekking hebben op Standaard vergaderruimtes en op Niet standaard vergaderruimtes en kan al dan niet zijn gebaseerd op vooraf overeengekomen Kitlijsten per één of meerdere Deelnemers. Tevens kan de Nadere overeenkomst bestaan uit coördinatie en afstemming van de werkzaamheden met derden welke benodigd is om een correcte werking van de AV-middelen te kunnen garanderen;
b) Levering (koop en/of Huur) van (losse) AV-middelen.
De Levering (koop en/of Huur) van (losse) AV-middelen zonder afname van Diensten, van de diverse merken, waaronder de merken die voor de start van de Raamovereenkomst grotendeels de installed base van de Deelnemers bevatten zijnde Cisco Webex, HP/Poly.
c) Verrichten van (optionele) Diensten op gebied van AV-middelen.
Daaronder tevens begrepen maar niet beperkt tot:
Opleveringsdiensten: Het leveren, installeren, afregelen, bedrijfsklaar opleveren, instrueren, beheren en onderhouden van de beoogde AV-middelen
Narrowcasting diensten: Een vorm van beeldschermcommunicatie waarbij publiek op een bepaalde locatie wordt bereikt met een boodschap van de organisatie)
Diensten op gebied van onderhoud en beheer:
Het verrichten van onderhoud en beheer en zorgdragen voor de functionele instandhouding van geleverde AV-middelen
Het mogelijk overnemen van onderhoud en beheer en functioneel in stand houden op (een deel van de) reeds bij de Deelnemers voor de start van de Raamovereenkomst in gebruik zijnde AV-middelen. Dit omvat onder andere maar niet uitsluitend ook de AV-middelen en andere AV-middelen die BESD hebben afgenomen onder het BESD-AV contract.
Consultancy- en adviesdiensten: Diensten op gebied van consultancy- en advies in relatie tot de AV-middelen
d) Tijdelijke Diensten en huur van Producten Diensten die tijdelijk van karakter zijn, zoals bij een Evenement, bijeenkomst of top ontmoeting, waarbij aan de orde kunnen zijn:
tijdelijke Huur van AV-middelen, en
transport, opbouw, afbouw en bediening van AV-middelen door Opdrachtnemer, en
inhuur van een medewerker van Opdrachtnemer die op locatie kan ondersteunen bij alle voorkomende werkzaamheden aan de AV-middelen.
e) Tijdelijke inhuur van AV-personeel
Tijdelijke detachering van AV-personeel voor diverse rollen en functies binnen de organisatie van de Deelnemer, een en ander voor zover reeds algemene inhuur-contracten met andere leveranciers daarin niet reeds voorzien.
De omvang van de aan te besteden Raamovereenkomsten van AV-middelen en daarbij horende Diensten bedraagt in totaal een bedrag van € 40.000.000,- ex BTW over de totale looptijd van 4 jaar. In paragraaf 1.7 wordt nader ingegaan op de perceelindeling. De maximale omvang van perceel 1 is € 20.000.000,- ex BTW en van perceel 2 is € 20.000.000,- ex BTW.
Is dit een klus voor jullie? Dan helpen wij graag deze opdracht binnen te halen! Bekijk de totale aanbesteding op TenderNed of ga met ons in gesprek om deze opdracht binnen te halen.
Interessante aanbestedingen
De overheid is continu op zoek naar partners om Nederland nog schoner, veiliger en innovatiever te maken. Wij speuren door de stapel en pikken er wekelijks de mooiste opdrachten uit. Zit er iets tussen? Neem contact op en ontmoet ons winnende team.