Het verliezen van een aanbesteding doet pijn. Je hebt (samen met Corus!) wekenlang gesleuteld aan een overtuigend plan, eindeloos gepuzzeld op formuleringen, en vervolgens word je met één kort mailtje afgescheept: niet SMART genoeg, te duur, of een document vergeten mee te sturen. Moet je je daar altijd bij neerleggen?
Aanbesteding verloren: wat nu?
Steeds vaker boeken wij successen ná voorlopige gunning. Dat kan gaan om het rechtzetten van een vormfout in de aanbestedingsprocedure, het terugtrekken van een aanbesteding vanwege onrealistische eisen of zelfs om herplaatsing van een compleet beoordelingsteam. In deze blog neem ik je mee langs drie recente cases waarin we met een scherpe pen en juridisch besef alsnog resultaat hebben geboekt. Vaak zelfs zonder tussenkomst van een rechter.
1. Van afwijzing naar gunning!
Voor een vervoersorganisatie schreven we een plan om de chauffeursdiensten uit te voeren van een directeur. Ondanks de ervaring van de klant en de kwaliteit van de inschrijving kregen we een negatieve gunningsbeslissing terug. Maar toen we de beoordeling lazen zagen we: deze brief zit vol inconsistenties, onderwaardering van meerwaardes en een fout in het beoordelingsmodel. We schreven een bezwaarbrief waarin we vroegen om herbeoordeling en een aanpassing van de scoremethodiek.
Resultaat: Naar aanleiding van onze brief reageerde de opdrachtgever dat de scoremethodiek inderdaad niet klopte. Herbeoordeling door een nieuw beoordelingsteam bleek de enige optie. Drie weken later kregen we de score binnen, en het verschil met de vorige beoordeling was enorm. In ons voordeel: we wonnen de opdracht! Een mooi voorbeeld dat Corus pas stopt als de opdracht binnen is.
2. Aansturen op heraanbesteding
Heel soms schakelt een organisatie ons alleen in voor juridisch advies. In dit geval had een organisatie zelf ingeschreven op een aanbesteding zonder onze hulp. Zelf waren ze tevreden over hun inschrijving, maar de beoordeling was een dikke onvoldoende. Of we bij Corus konden meekijken hoe deze inschrijving beter had gekund.
Tijdens het doornemen van de documenten stuitten we op iets opvallends: in gunningscriterium 3 werd gevraagd naar de ervaring van het bouwteam. Maar dat mag niet zomaar. Ervaring gaat over het verleden, en gunningscriteria moeten juist gaan over déze opdracht. Anders kun je punten scoren op basis van eerdere opdrachten, en dat bevoordeelt automatisch de partijen die de opdracht al uitvoeren. Dat mag niet volgens de aanbestedingswet. We stelden een hele scherp brief op over deze als gunningscriterium verhulde ervaringseis.
Resultaat: De aanbestedende dienst schakelde vervolgens een advocaat in, in de hoop dat we daarmee ons bezwaar zouden laten varen. We kozen voor de aanval en stelden met onze eigen advocaat een dagvaarding op. Toen bleef het even stil. Een paar dagen later liet de opdrachtgever weten de aanbesteding in te trekken en opnieuw te publiceren. Zo kreeg onze klant een eerlijke kans om opnieuw mee te doen.
3. Nieuwe ronde, nieuwe mensen
Een gewaardeerde klant verloor een aanbesteding, en kreeg een hele uitgebreide motivatiebrief. Mooi, dachten we, daar kunnen we van leren. Maar al snel zagen we: dit zit zo vol tegenstrijdigheden en missers dat we er iets mee moeten. Heel veel punten uit onze inschrijving werden genegeerd, verkeerd geïnterpreteerd en steeds weer anders beoordeeld. We schreven een uitgebreide bezwaarbrief waarin we de motivatie minutieus fileerden.
Wat volgde was een korte reactie van de gemeente dat de beoordeling geen onjuistheden bevat en de beoordelingssystematiek is gevolgd. Op geen van de inhoudelijke punten uit onze brief werd gereageerd. Helaas zat er dus niets anders op dan een rechtszaak.
Resultaat: De rechter stelde dat de oorspronkelijke beoordeling zo onzorgvuldig was, dat het hele beoordelingsteam vervangen moest worden. De procedure werd heropend met een nieuwe commissie. Een uitzonderlijke uitspraak, die heel duidelijk maakt dat ook beoordelaars zich aan de regels moeten houden.
Conclusie: neem geen genoegen met “nee”
Wat kun je hiervan leren? Bij een negatief besluit: deel altijd direct na gunning de gunningsbeslissing met mensen die er verstand van hebben. Doe dat zo snel mogelijk, want na 20 kalenderdagen verloopt de bezwaarperiode. Ben je klant bij Corus? Dan kijken we sowieso mee of er nog iets aan het gunningsbesluit te veranderen is. Ben je geen klant? Ook dan zijn we gewoon bereikbaar om met je mee te kijken of er nog iets te repareren valt. Ga in ieder geval niet te snel akkoord met een negatieve gunning. Een bezwaarbrief vergt lef, vakkennis en soms een tikje eigenwijsheid. Maar het loont.
Bij je volgende aanbesteding: Als de aanbestedende dienst bepaalde eisen stelt, check dan altijd of dat wel houdbaar is. Als je hebt verloren, vraag dan altijd om een motiveringsbrief. En als je dingen ziet die niet klopt, leg je daar nooit zomaar bij neer. Bel ons voor juridisch advies zodat we samen kunnen kijken of een bezwaar kans maakt. Onze ervaring: bezwaren zijn niet het sluitstuk van een mislukte inschrijving, maar soms juist de opening naar een eerlijk speelveld. En soms zelfs naar een gewonnen opdracht.
