Kun jij ook altijd wel een reden te bedenken om het werken aan een aanbesteding een dag vooruit te schuiven? Onduidelijke geschiktheidseisen bijvoorbeeld of de aankondiging van een nieuwe Nota van Inlichtingen? Voor je het weet begint de tijd te dringen, en komt de uiterste indiendatum dichterbij. Wij motiveren je met 5 tips om vandaag wél alvast aan de slag te gaan en daarmee tijd te winnen.
Tip 1. Vorm een goed beeld van de opdracht
Vaak zijn er na de eerste Nota van Inlichtingen nog zo’n 3 weken over. Als jij je op dat moment pas gaat verdiepen in de opdracht en de subgunningscriteria (of de wensen), en daar nog vragen over hebt, komt er niet altijd meer een antwoord van de aanbestedende dienst. Of pas erg laat. Dat betekent dat je aannames moet doen: niet de beste basis voor een goede inschrijving. Neem de uitvraag daarom kort na publicatie goed door, probeer alvast een antwoord te formuleren op de subgunningscriteria en kijk of er onduidelijkheden zijn in de vraagstelling.
Kijkje in de keuken: Mijn collega Eva doorziet de procedure in een oogwenk, en weet hoe ze slim vragen stelt aan de aanbestedende dienst. Door haar in een vroeg stadium kritisch mee te laten lezen, kom je samen op vragen die de opdracht verduidelijken.
Tip 2. Betrek collega’s en hun netwerk
Als je op tijd start met een aanbesteding, kun je collega’s en hun netwerk effectiever inzetten. Ook al is het nog niet zeker dat jullie in gaan schrijven, je kunt collega’s wel wel vast vragen wat zij weten over de opdrachtgever en of ze informatie kunnen verzamelen in hun netwerk. Druk je collega’s wel op het hart dat ze geen contact mogen zoeken met medewerkers van de aanbestedende dienst.
Kijkje in de keuken: Bij Corus starten we het proces (liefst binnen een week na publicatie) met een sessie over de aanpak, de beoordelaars en de strategie. Zo’n sessie kan prima plaatsvinden als er nog geen go/no go beslissing is genomen. Door in twee uur tijd samen de opdracht van alle kanten te bekijken leg je een stevige fundering onder de inschrijving.
Met standaardteksten aan elkaar plakken win je niet: een beetje beoordelaar prikt daar meteen doorheen.
Tip 3. Denk nu alvast na over de beste inschrijfstrategie
Om een goede strategie te ontwikkelen is kennis over de klant en de context noodzakelijk. Standaard teksten zijn vaak een prima basis, maar daarmee ga je die aanbesteding niet winnen; een beetje beoordelaar prikt daar meteen doorheen. Verdiep je daarom in de opdrachtgever; bezoek de website, download beleidsstukken en leer de context van de uitvraag kennen. Door eerder te starten geef je jezelf de kans om verschillende routes en strategieën te onderzoeken.
Tip 4. Bereid de teksten alvast voor om later tijd te besparen
Het kost tijd om een goede inschrijving op te stellen. Begin daarom nu al met het opbouwen van een logische structuur en schrijf globaal in bullets uit wat je waar wilt vertellen. Zo zie je direct waar je misschien een collega nodig hebt om de tekst te onderbouwen of welke resultaten je moet verzamelen om de tekst SMART te maken.
Kijkje in de keuken: Wij vertrekken altijd vanuit een schrijfinstructie waarin we de structuur voor de tekst opstellen en in grote lijnen opschrijven wat we waar gaan vertellen. Benieuwd hoe we dit doen en heb je zelf geen idee waar te beginnen? Wij geven regelmatig workshops waarin we je helpen bij een vliegende start in het schrijfproces. Klik hier voor meer informatie.
Tip 5. Neem de tijd voor de slimste inschrijfprijs
Hoewel kwaliteit een steeds grotere rol speelt in aanbestedingen, wordt het verschil toch nog vaak gemaakt op prijs. Daar kun je slim op inspelen. Kijkt de aanbestedende dienst naar een uurtarief, de kosten per deelnemer of de totale prijs van het project? Bekijk de speelruimte die je hebt om het verschil te maken, en plan een sessie om de meest strategische inschrijfprijs te bepalen.
