Bel een adviseur 010 307 6344

Geen tijd verliezen in aanbestedingen? 5 snelle tips

Er is altijd wel weer een reden te bedenken om het werken aan een aanbesteding een dag vooruit te schuiven. Mitsen en maren bij het prijzenblad, onduidelijke geschiktheidseisen of de aankondiging van een nieuwe Nota van Inlichtingen… Maar voor u het weet, begint de tijd te dringen, en heeft u nog maar een paar dagen voor uw inschrijving. Terwijl u vandaag al uw winkans kunt vergroten. Hoe? Vijf dingen waar u nú mee kunt beginnen.

Tip 1. Vorm uzelf een goed beeld van de opdracht

Vaak zijn er na de eerste Nota van Inlichtingen nog zo’n 3 weken over. Als u zich op dat moment pas gaat verdiepen in de opdracht en de subgunningscriteria (of de wensen), en daar nog vragen over heeft, komt er niet altijd meer een antwoord van de aanbestedende dienst. Of pas erg laat. Dat betekent dat u aannames moet doen: niet de beste basis voor een goede inschrijving. Neem de uitvraag daarom kort na publicatie goed door, probeer alvast uw antwoord te formuleren op de subgunningscriteria en kijk of er onduidelijkheden zijn in de vraagstelling.

Kijkje in de keuken: Mijn collega Eva doorziet de procedure in een oogwenk, en weet hoe ze slim vragen stelt aan de aanbestedende dienst. Door haar in een vroeg stadium kritisch mee te laten lezen, komt u samen op vragen die de opdracht verduidelijken.

Vorm uzelf een goed beeld van de opdracht

Tip 2. Betrek direct uw collega’s en hun netwerk

Als u op tijd start met een aanbesteding, kunt u uw collega’s en hun netwerk effectiever inzetten. Ook als u de go/no go beslissing nog niet heeft genomen, kunt u collega’s vragen wat zij weten over deze opdrachtgever en of ze informatie kunnen verzamelen in hun netwerk. Druk uw collega’s wel op het hart dat ze geen contact mogen zoeken met medewerkers van de aanbestedende dienst.

Kijkje in de keuken: Bij Corus starten we het proces (liefst binnen een week na publicatie) met een sessie over de aanpak, de beoordelaars en de strategie. Zo’n sessie kan prima plaatsvinden als er nog geen go/no go beslissing is genomen. Door in twee uur tijd samen de opdracht van alle kanten te bekijken legt u een stevige fundering onder uw inschrijving.

Tip 3. Denk nu alvast na over de beste inschrijfstrategie

Om een goede strategie te ontwikkelen is kennis over de klant en de context noodzakelijk. Verdiep u in de opdrachtgever; bezoek de website, download beleidsstukken en leer de context van de uitvraag kennen. Als uw bedrijf geen pasklare oplossingen biedt, maar maatwerk, kost het bovendien tijd om de optimale inschrijfstrategie te ontwikkelen. Door eerder te starten geeft u zichzelf de kans om verschillende routes te onderzoeken.

Tip 4. Bereid de teksten alvast voor om later tijd te besparen

Het kost tijd om een goede inschrijving op te stellen. Met standaardteksten aan elkaar plakken gaat u die aanbesteding echt niet winnen: een beetje beoordelaar prikt daar meteen doorheen. U kunt nu al beginnen met een logische structuur opbouwen, cases beschrijven of de argumenten per subgunningscriterium verzamelen.

Kijkje in de keuken: Op onze website geven we regelmatig tips om goede teksten te schrijven. Lees bijvoorbeeld onze blog In 3 stappen de aanbestedende dienst voor u winnen

Tip 5. Neem de tijd voor de slimste inschrijfprijs

Hoewel kwaliteit een steeds grotere rol speelt in aanbestedingen, wordt het verschil toch nog vaak gemaakt op prijs. Daar kunt u slim op inspelen. Kijkt de aanbestedende dienst naar een uurtarief, de kosten per deelnemer of de totale prijs van het project? Bekijk de speelruimte die u heeft om het verschil te maken, en plan een sessie om de meest strategische inschrijfprijs te bepalen.


Jolien Langejan

Voorvrouw. Schrijfster van het eerste uur. Weet exact wat ze bij aanbestedingen op moet schrijven om die 10 te krijgen. Brengt iedereen met wie ze werkt een niveau hoger.

Meer weten? 06 3852 9773 jolien@corusadvies.nl
Lees ook

Aanbesteding winnen? 8 open deuren om de volgende aanbesteding wél te winnen

Johan Stolk

Inschrijven is een hoop gedoe en de kans op winst is onzeker. Wij presenteren daarom 8 open deuren die zó vanzelfsprekend zijn dat veel inschrijvers ze vergeten in te trappen.