(deze column verscheen eerder op Aanbestedingscafé)
Een tijd geleden hielpen we een klant inschrijven op een Defensie-aanbesteding. Helaas was de gunning gegaan naar een andere inschrijver. Opvallend: de ingediende prijs van de winnaar was extreem laag; minder dan de helft van de prijs van de andere inschrijvers. We stuurden een brief om dit aan te kaarten. De reactie was ongezouten:
“Defensie is nu erg druk met het beschermen van ons grondgebied en dat van onze bondgenoten. We betreuren het daarom ook dat we veel tijd en (publieke) gelden moeten verspillen aan de beantwoording van dergelijke brieven.”
Grappig, want dat is precies waar Defensie zich nou juist wél mee bezig had moeten houden. De NAVO doet al langere tijd grootschalig onderzoek naar corruptie bij defensieaanbestedingen. Als gevolg daarvan werden dit voorjaar vijf personen opgepakt, waaronder Hoofd Inkoop die zich had laten omkopen bij aanbestedingen voor munitie. Een week later stapte een medewerker van Defensie (toevallig ook de tweelingbroer van de staatssecretaris van Defensie) over op een commercieel dronebedrijf waar Defensie zelf voor miljoenen drones van afneemt. Een hele dubieuze overstap, vond ook het Ministerie zelf.
De goedkoopste oplossing op de korte termijn
En dat is onderdeel van een ouder patroon. Al sinds 2016 wordt de inkoop van Defensie ieder jaar om de oren geslagen door de Algemene Rekenkamer. De rapporten spreken keer op keer over misstanden bij inkoop, en vorig jaar was dat niet anders: “Het inkoopbeheer bij Defensie is sinds 2016 een onvolkomenheid en is ook in 2024 niet volledig opgelost”. In gewoon Nederlands: het is nog steeds een zooitje bij Defensie.
Het is nu zelfs zo erg dat we onze klanten tegenwoordig adviseren om af te haken als een aanbesteding van Defensie is. Afgelopen maand al bij twee klanten.
De eerste klant had Defensie eerder gedwongen tot een heraanbesteding, maar nu is de nieuwe aanbesteding zodanig dichtgetimmerd dat onze klant niet meer kan inschrijven. De tweede klant wilde graag inschrijven met een innovatief systeem dat gaat zorgen voor kostenbesparing, efficiëntie én duurzaamheid. Maar daar biedt de aanbesteding geen ruimte voor, omdat Defensie wil gaan voor de goedkoopste oplossing op de korte termijn. We deden een poging om wat vragen op te stellen maar wisten uit ervaring: bij Defensie leidt dat alleen maar tot ergernis en onbegrip.
Sjoemelen versoepelen
Je zou denken dat ze met die misstanden de aanbestedingsrichtlijnen voor Defensie zouden aanscherpen. Maar integendeel: de Europese Commissie besloot deze maand zelfs om de aanbestedingsrichtlijnen van Defensie juist te versoepelen. Vanwege de acute en groeiende militaire dreiging willen ze de procedures vereenvoudigen en doelmatiger maken. Zo wordt nu de aanbestedingsdrempel flink verhoogd zodat er een hoop onderhands kan worden gecontracteerd, mogen huidige raamovereenkomsten langer doorlopen, kunnen lopende overeenkomsten flexibeler worden gewijzigd en hoeven ze minder te rapporteren. Dat maakt het allemaal makkelijker om onder moeilijke plichten uit te komen.
Maar was gesjoemel en ontduiking nu niet juist het probleem? Aanbestedingsprocedures zijn nu juist bedoeld om te verzekeren dat we ons overheidsgeld besteden aan materiaal en diensten van goede kwaliteit. En als je dat proces slordig aanvliegt, dan maak je fouten en wordt er misbruik van gemaakt. Dat weet Defensie als geen ander, met verschillende veel te dure IT-aanbestedingen (900 miljoen euro voor SPEER, 361,6 miljoen voor GrIT), corrosieen levensduurproblemen met de NH90-helikopters en maar liefst tien jaar wachten op de nieuwe defensiekleding. Allemaal gevolgen van de fixatie op stuksprijs, en te weinig oog voor de productkwaliteit en de kosten op de lange termijn.
Nu er structureel 5% van ons nationale budget naar Defensie gaat, denk ik juist dat we extra goed moeten bedenken waar we dat in gaan steken. Als de Rekenkamer je inkoop al sinds 2016 ‘onvolkomen’ noemt, de NAVO je inkopers laat arresteren en je een duur verleden hebt met mislukte aanbestedingen dan heb je wat mij betreft de taak om zaken te verbeteren. Daar hoort bij dat je richtlijnen streng toepast, dat je bezwaren serieus neemt en dat je aanbestedingsprocedures toepast hoe ze bedoeld zijn.
Een slagveld met alleen maar verliezers
In plaats van de traditionele prijsaanbestedingen die ze nog steeds uitschrijft, mag Defensie de beste-prijs-kwaliteit-verhouding echt laten werken door kwaliteit zwaarder te laten wegen dan prijs. Neem ook de levenscycluskosten mee (aanschaf, onderhoud, logistiek, energie én restwaarde) zodat we niet over een paar jaar weer dezelfde kosten moeten maken. En maak gebruik van de dialoog: gebruik marktconsultaties, open en eerlijke Nota’s van Inlichtingen en ga pilots aan met veelbelovende initiatieven.
Aan het eind van de rit ga je de oorlog namelijk niet winnen met het goedkoopste materieel. We staan allemaal aan dezelfde kant, en aanbieders kunnen juist meedenken in de juiste oplossing. Dus begraaf de strijdbijl met de markt en sta open voor de kennis van inschrijvers. Ga de dialoog aan, vraag technologische innovaties uit en gun op kwaliteit voor de lange termijn. Doe je dat niet, dan blijven de Defensie-aanbestedingen een slagveld met alleen maar verliezers