Bel een adviseur 010 307 6344

Gezocht: evenementenbureaus

Aanmelding Groslijst Evenementen
Publicatiedatum: 8 maart 2021
Sluitingsdatum: 11 maart 2023 0:00

Het Ministerie van OCW organiseert regelmatig Evenementen. Er zijn de afgelopen jaren veel mooie Evenementen gerealiseerd zoals bijvoorbeeld de Strategische Agenda Hoger Onderwijs, de uitreiking van de Jos Brinkprijs, Leven lang ontwikkelingen, De staat van het Onderwijs, De Joke Smitprijs, de Dag van de Leraar en de Wetenschapsagenda. De Evenementen die door OCW georganiseerd worden, onderscheiden zich vaak door een hoge mate van creativiteit en inhoudelijke betrokkenheid.

Soms organiseert OCW een Evenement zelf, soms maakt het gebruik van een evenementenbureau. In het laatste geval wil OCW kunnen beschikken over een poule aan bureaus. Daarom zet OCW deze Groslijst op. De Groslijst maakt dat er van tevoren al een selectie van geschikte aanbieders beschikbaar is om een offerteaanvraag voor het organiseren van een Evenement naar toe te sturen.

De Groslijst moet onder meer zorgen voor een goede aansluiting van Evenement en Leverancier. De Groslijst wordt zo opgezet dat er naast kwaliteit ook rekening gehouden wordt met reeds opgedane ervaring en goede resultaten uit eerdere opdrachten. OCW wil de Groslijst voor een (pilot)periode van twee (2) jaar instellen, waarbij na deze periode van twee (2) jaar de Groslijst mogelijk wordt voortgezet (eventueel met aangepaste Categorieën en systematiek).

Onderstaande werkzaamheden kunnen als totaalpakket of in delen door de Opdrachtgever van de Opdrachtnemer worden gevraagd ten behoeve van de organisatie van een Evenement:
- Het doen van locatievoorstellen en suggesties voor dagvoorzitters en sprekers
- Bedenken en uitvoeren van een totaal creatief concept
- Passende werkvormen voorstellen en organiseren
- Opstellen en bewaken van de planning en gestelde budget gedurende de organisatie van het Evenement
- Opmaken van een draaiboek
- Ten tijde van het Evenement op locatie als eerste aanspreekpunt fungeren
- Regie/coördinatie voeren met andere gecontracteerde partners van OCW (bijvoorbeeld accommodaties/Rijkshuisstijl) omdat OCW voor locaties een eigen reserveringssysteem hanteert
- Eventueel leveren van digitale ondersteuning en advies bij online en/of hybride Evenementen (aparte Categorie online/hybride)
- Opleveren website/digitaal platform met onder andere informatie over het Evenement, een ingebouwde registratietool voor de bezoekersregistratie en inschrijfmogelijkheden voor eventuele workshops/werksessies

Het aantal Evenementen dat per jaar georganiseerd wordt door OCW is wisselend. Daarbij kunnen maatschappelijke ontwikkelingen op deze aantallen van invloed zijn. Denk bijvoorbeeld aan de coronapandemie. Om toch een indruk te geven (waar geen rechten aan ontleend kunnen worden) heeft OCW een inschatting gemaakt van de aantallen Evenementen over de afgelopen twee (2) jaar. Samengevat waren er in de afgelopen jaren ongeveer vijftien (15) Evenementen per jaar die aan evenementenbureaus werden uitbesteed. De opdrachtwaarde van deze Evenementen varieerde van enkele duizenden euro’s tot €70.000 exclusief BTW. De gemiddelde opdrachtwaarde van deze vijftien Evenementen lag op ongeveer €45.000 (exclusief BTW) per evenement.

Is dit een klus voor u? Dan helpen wij u graag deze opdracht binnen te halen! Bekijk de totale aanbesteding op TenderNed of ga met ons in gesprek om deze opdracht binnen te halen.  

Interessante aanbestedingen

De overheid is continu op zoek naar partners om Nederland nog schoner, veiliger en innovatiever te maken. Wij speuren door de stapel en pikken er wekelijks de mooiste opdrachten uit. Iets voor u? Neem contact op en ontmoet ons winnende team.  

Eva Hamming

Stille kracht. Laat echter in alles merken dat ze er is. Is gezegend met de gave om structuur aan te brengen en brengt hiermee projecten tot leven.

Meer weten? 050 211 0432 eva@corusadvies.nl
Zie ook

Gezocht: opdrachtnemer voor uitvoeren imagomonitor

Imagomonior Nationaal Programma Groningen

Lees meer
Sluit: 25 mei 2021 Onderzoek